Tipps gegen Prokrastinieren: So schaffst Du jede Deadline

Die schönsten Projekte, die ätzendsten und alle dazwischen haben etwas gemeinsam: Irgendwann müssen sie abgegeben werden. Je näher dieser Zeitpunkt rückt, desto gruseliger kann er sich anfühlen. Wer ein Projekt abschließt und das Werk übergibt, der trennt sich. Der setzt sich dem Urteil anderer aus. Und der kann zunächst auch nichts mehr ändern.

Kein Wunder, dass der finale Akt eines Projekts Stress auslöst. Aber das muss nicht sein. Deadlines haben den entscheidenden Vorteil, dass sie meist bekannt sind. Das erlaubt eine gewisse Planung. Den Rest der Angst erledigt das Machen: Prokrastination ist keine Krankheit, sondern eine Ausrede. Wer sich reinhängt, der muss sich über das Schaffen keine Gedanken mehr machen.

Dieses Sprichwort ist unter Studierenden verbreitet und oft genug gilt es auch im Job. Ist die Deadline fern, dann kann die Arbeit ausgesprochen ineffizient werden. Hier noch was nachlesen, dort was vorbereiten, erst einmal alles ordnen. Das Ergebnis ist kein Wunder: Viele Menschen denken, sie arbeiteten unter Druck besser. Dabei arbeiten sie ohne Druck einfach überhaupt nicht. Deshalb ist es wenig sinnvoll, die Zeit, die für ein Projekt zur Verfügung steht, als großes Ganzes zu betrachten. Sie ist kein großes Ganzes. Wer sich immer wieder einredet, noch genügend Zeit zu haben, stellt irgendwann fest, dass er keine Zeit mehr hat.

Genauso schwierig ist es, die eigene Motivation künstlich an Deadlines zu hängen. Ja klar – der Adrenalinkick ist toll. Er hält uns im Fokus, alle Energie geht nur noch in dieses Projekt, ein Flow-Zustand entsteht und meistens klappt ja auch alles. Manche Menschen blühen auf, wenn sich eine Deadline nähert.

Dieser Rausch birgt gleich mehrere Probleme:

1. Der Kick fühlt sich zwar toll an – konzentriert, fokussiert. Schlauer werden wir dabei aber nicht. Eher im Gegenteil. Wer schnell arbeitet, muss sich auf das verlassen, was er schon kennt. Dag mag im Tunnel zwar schnell abrufbar sein – aber die Arbeit wird so nur zu einer Wiederholung von längst Bekanntem. Also langweilig. Wenn ihr für Langeweile bezahlt werdet: Macht, was ihr wollt. Wenn nicht: Überlegt euch das mit dem Endspurt lieber noch einmal.
2. Kreativität ist auch unter einem gewissen Druck noch lebensfähig – das ändert sich aber schlagartig, sobald dieser zu groß wird. Die Angst ist dabei nur der extremste Faktor. Schon vorher gehen wichtige Kreativitätsfaktoren verloren: die Zeit und die Ressourcen, sich parallel zur Arbeit in der Welt umzuschauen und alternative Lösungen für Probleme zu entdecken.
3. Sobald mehrere Menschen an einem Projekt beteiligt sind oder Einfluss auf den Zeitplan haben, geht das Konzept nicht mehr auf. Der Endspurt kann bei anderen Beteiligten unerwünschten Stress auslösen – oder unerwartet querschlagende Kita-Viren stoppen den ganzen Prozess. 

Immer nur auf Deadlines zu surfen ist kindisch. Es ist wirklich so einfach. Es ist kurzsichtig und es verlässt sich auf ideale Umstände, nur sind die Umstände für Erwachsene leider nicht immer ideal. Außerdem geht es auch anders. Und zwar besser. So nämlich:

Erst einmal einen Raum öffnen

Wer sich zu Beginn eines Auftrags schon mit dessen Spezifikationen befasst, der öffnet quasi ein Zimmer im eigenen Gehirn. An einer Wand stehen die sachlichen Anforderungen, an einer anderen stehen die Besonderheiten der oder des Auftraggebenden. An einer Wand stehen die ersten Ideen und die vierte Wand ist eine Fensterfront. Wer sich die Rahmenbedingungen eines Projekts zurechtgelegt hat, der kann sich erst einmal dringenderen Dingen widmen. Das Gehirn arbeitet in der Zwischenzeit weiter – und sammelt unterwegs Ideen für das Projekt ein.

Der Puffertag für jedes Projekt ist leicht zu finden: Es ist der Tag der Abgabe. Oder, falls die Firma das Ergebnis gern morgens serviert bekommen möchte: der Tag davor. Der Puffertag ist keine Arbeitszeit. Der Puffertag ist ein freier Tag, für den ihr bitte rechtzeitig Tickets fürs Schwimmbad reserviert. Sollte dann alles schiefgehen, könnt ihr diesen Joker ziehen und in der Nacht davor ruhig schlafen. Und wenn ihr wirklich am Puffertag arbeiten müsst: Gönnt euch Pausen. Schaut euch auch mal die Welt hinterm Schreibtisch an, vielleicht sogar die draußen. Wer Pausen macht, arbeitet schneller und macht weniger Fehler. Erinnert euch daran, dass ihr früher schon enge Deadlines gemeistert habt – das Leben aber nicht immer so sein muss.

Wie lange ein Projekt dauert, lässt sich zumindest grob abschätzen. Diese Zeit könnt ihr vorab in eine Kernzeit fassen und fest einplanen. Da steht sie dann – als Termin. Diese Projekt-Insel in eurem Terminplan schützt das Projekt vor anderen Einflüssen – und es schützt andere Projekte vor den Einflüssen dieses Projekts. Nichts spricht dagegen, Aufgaben auch zu mischen, im normalen Arbeitsalltag wird das immer wieder notwendig sein. Aber nicht mischen wie Whisky und Ginger Ale. Eher wie Kaffeelikör, Baileys und Rum: sauber voneinander getrennt. Ihr könnt für diese Zeit Zwischenschritte definieren oder auch nicht, das hängt vom Projekt ab und von eurem persönlichen Bedarf. Mich frustrieren sie meist, andere können hervorragend mit diesen Meilensteinen arbeiten. Probiert es! Hauptsache, die Arbeit fließt.

Die Deadline kann dann kommen – sie ist ja schließlich fest eingeplant.