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Effizientes Zeitmanagement mit der Timeboxing-Methode

Mit der Timeboxing-Methode gelang effizientes Zeitmanagement.

© Francesco Carta fotografo / Getty Images

Wer viel Zeit hat, um eine Aufgabe zu erledigen, braucht auch länger dafür – so das Parkinson’schen Gesetz. Die Timeboxing-Methode hilft dabei, den Fokus nicht aus den Augen zu verlieren.

Es ist doch paradox: haben wir viel Zeit zur Verfügung, schieben wir Aufgaben gern auf die lange Bank. Erst wenn uns eine Deadline im Nacken sitzt, schrecken unsere Lebensgeister aus der Sorglosigkeit auf. Die Verbindlichkeit einer ablaufenden Frist wirkt praktisch wie ein Energy Drink: plötzlich fühlen wir uns wach und konzentriert. In diesem Modus können wir die liegen gebliebenen Aufgaben selbst innerhalb kürzester Zeit erledigen.

Grundregel: Zeitblöcke für einzelne Aufgaben

Das Prinzip dieses Deadline-Boosters macht sich auch die Timeboxing-Methode zunutze. Ihr liegt die Idee zugrunde, dass Aufgaben innerhalb eines definierten Zeitfensters effektiver erledigt werden können, als sie so lange zu bearbeiten, bis sie vermeintlich fertig sind. Denn wer Zeit hat, lässt sich zum einen schneller ablenken. Zum anderen findet er womöglich immer wieder kleinere oder größere Fehler – und damit schlichtweg kein Ende. Das kann schlimmstenfalls dazu führen, dass sich Projektzeiten verlängern oder Budgets überschritten werden. Mithilfe der Timeboxing-Methode definieren Sie dagegen schon im Vorfeld für jede Aktivität eine feste, maximale Zeiteinheit. Jede Aufgabe muss dann innerhalb ihres festgelegten Zeitrahmens erledigt werden. Dokumentiert werden die Aufgaben in einem Stundenplan. 

In drei Schritten zum effizienteren Zeitmanagement

Es lohnt sich also, Aufgaben und Aufwände vorauszuplanen. Die zeitliche Struktur hilft Ihnen dabei, sich zu fokussieren und die festgesetzten Fristen kurbeln Ihre Produktivität an. Und so funktioniert das Timeboxing:

  • Ziele & Meilensteine festlegen

Verschaffen Sie sich mithilfe Ihres Projektplans oder Ihrer wöchentlichen To-do-Liste einen Überblick über Ihre Aufgaben und legen Sie fest, welche Meilensteine Sie überhaupt erreichen möchten.

  • Zeitblöcke definieren

Entscheiden Sie nun, wann Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen wollen und bis wann ein Ergebnis vorliegen soll. Zu diesem Zweck ist es empfehlenswert, alle To-dos direkt in Ihren Kalender einzupflegen. Die Dauer der einzelnen Zeitblöcke ist abhängig davon, ob Sie einzelne Aufgaben oder Langzeitprojekte realisieren möchten und können sowohl Stunden als auch Tage oder Wochen umfassen. Wichtig ist allerdings, dass Sie größere Projekte in kleinere, realistische Tageseinheiten zerlegen.

  • Ergebnisse bewerten

Um sicherzustellen, dass Sie den geplanten Zeitrahmen auch einhalten, sollten Sie Ihre tatsächlichen Aufwände tracken. Legen Sie den sinnbildlichen Stift weg, sobald ein Zeitblock abgelaufen ist, und bewerten Sie Ihre Ergebnisse. Haben Sie Ihr Ziel geschafft? Haben Sie die veranschlagte Zeit verbraucht oder haben Sie noch Puffer? Falls Sie wiederkehrende Aufgaben timeboxen möchten, hilft Ihnen die Evaluierung dabei, die nächsten Meilensteine realistischer zu planen.

Ein paar zusätzliche Tipps

  • Definieren Sie geeignete Aufgaben: Grundsätzlich können Sie zwar jede beliebige Aufgabe in Ihren Stundenplan aufnehmen. Besonders effektiv ist die Methode aber für komplexe Projekte, etwa die Entwicklung einer Business-Strategie und für To-dos, zu denen Sie sich nur schwer motivieren können.
  • Planen Sie Pausen ein: Ihre Zeitblöcke sollten Sie so aufteilen, dass Ihnen genügend Raum für kleinere und größere Pausen bleibt. Sonst wird Ihre Planung unrealistisch und Sie belasten sich von Anfang an mit einem unzumutbaren Workload.
  • Nutzen Sie Tools: Um Aufwände für wiederkehrende Aufgaben nach und nach besser einschätzen zu können, sind Timetracking Tools wertvolle Helfer. Durch die Vergabe von Tags für bestimmte Aufgaben lassen sich Aufwände im Nachhinein besser zurückverfolgen, was die Auswertung enorm vereinfacht.

Fazit

Alles in allem gehört das Timeboxing zwar zu den aufwändigeren Zeitmanagement-Methoden. Doch die strukturierte Planung lohnt sich: wer sich auf die selbst diktierten Fristen einlässt, lernt nicht nur, sich besser zu fokussieren. Durch ein diszipliniertes Aufgabentracking lassen sich Aufwände auch realistischer voraussagen. Richtig eingesetzt ist das Timeboxing deshalb ein wertvolles Produktivitätswerkzeug.


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