Rotes Kreuz bestehend aus einem Stift und einem Streifen Klebeband © MirageC / Getty Images

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Aufbau und Inhalt eines perfekten Kündigungsschreibens

Ein Kündigungsschreiben ist im Arbeitsleben von großer Bedeutung, da es einen entscheidenden Schritt bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses darstellt. Sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber ist es wichtig, bei der Kündigung professionell und respektvoll zu agieren. Dazu gehört das Verfassen eines angemessenen Kündigungsschreibens, das die Formalitäten einhält und gleichzeitig eine respektvolle Kommunikation gewährleistet.


Inhalt:

  1. Die Gründe für eine Kündigung
  2. Gesetzliche Anforderungen und Fristen
  3. Der richtige Aufbau des Kündigungsschreibens
  4. Praktische Tipps für das Kündigungsschreiben
  5. Was du nach der Kündigung beachten solltest

Hier findest du eine Anleitung, die dir hilft, ein professionelles Kündigungsschreiben zu verfassen. Dabei wird auf die Struktur und den Inhalt eines solchen Schreibens eingegangen, sowie auf wichtige Aspekte, die zu beachten sind, um ein Arbeitsverhältnis korrekt und respektvoll zu beenden. Mit Hilfe dieser Anleitung wirst du in der Lage sein, dein eigenes Kündigungsschreiben zu erstellen, das den gesetzlichen Anforderungen entspricht und gleichzeitig einen positiven Abschluss des Arbeitsverhältnisses ermöglicht.

Diese Gründe gibt es für eine Kündigung


Gründe für eine Kündigung können vielfältig sein und sowohl auf freiwilliger als auch auf unfreiwilliger Basis erfolgen. Im Falle einer freiwilligen Kündigung liegt die Entscheidung beim Arbeitnehmer, das Arbeitsverhältnis zu beenden. Diese Entscheidung kann aufgrund neuer beruflicher Herausforderungen oder persönlicher Gründe getroffen werden. Hierbei ist es wichtig, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber rechtzeitig und angemessen über die Kündigung informiert.

Eine unfreiwillige Kündigung erfolgt, wenn der Arbeitgeber die Entscheidung trifft, das Arbeitsverhältnis zu beenden. Dies kann aufgrund betrieblicher Gründe, wie beispielsweise Umstrukturierungen oder wirtschaftlichen Schwierigkeiten, geschehen. Ebenfalls kann eine verhaltensbedingte Kündigung vorliegen, wenn der Arbeitnehmer gegen arbeitsrechtliche Pflichten verstoßen hat. In solchen Fällen ist es für den Arbeitgeber wichtig, die Kündigung unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und Fristen auszusprechen.

Unabhängig von der Art der Kündigung spielt eine angemessene Kommunikation eine entscheidende Rolle. Sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber ist es wichtig, respektvoll und professionell miteinander umzugehen. Eine gute Kommunikation trägt dazu bei, Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden und das Arbeitsverhältnis auf eine positive Weise zu beenden. Daher sollte die Kündigung stets in einer höflichen, sachlichen und gut strukturierten Form übermittelt werden.

Gesetzliche Anforderungen und Fristen einer Kündigung


Bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses müssen gesetzliche Anforderungen und Fristen berücksichtigt werden. Hier sind die wichtigsten Punkte, die zu beachten sind:

Kündigungsfristen gemäß Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag: Überprüfe deinen Arbeitsvertrag oder den geltenden Tarifvertrag, um die korrekte Kündigungsfrist herauszufinden. Die Fristen können je nach Vertragsart und Dauer des Arbeitsverhältnisses variieren. 

Fristlose Kündigung: Eine fristlose Kündigung ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, beispielsweise bei schwerwiegenden Verstößen gegen arbeitsrechtliche Pflichten. Die Folgen einer fristlosen Kündigung können unter anderem die sofortige Beendigung des Arbeitsverhältnisses und mögliche rechtliche Auseinandersetzungen sein.

Sonderkündigungsschutz: In bestimmten Fällen gelten besondere Regelungen zum Kündigungsschutz. Schwangere Arbeitnehmerinnen, Arbeitnehmer in Elternzeit und Schwerbehinderte genießen einen erhöhten Kündigungsschutz. Hier müssen zusätzliche Voraussetzungen erfüllt sein, damit eine Kündigung wirksam ist.

Es ist wichtig, diese gesetzlichen Anforderungen und Fristen zu berücksichtigen, um ein Arbeitsverhältnis rechtlich korrekt und fair zu beenden. 

Geschäftsmann trägt Kiste mit persönlichen Gegenständen an einem sonnigen Tag © Westend61 / Getty Images
Wenn Du bis zum 15. eines Monats kündigst, ist es wichtig zu wissen, welcher Tag Dein letzter Arbeitstag ist, um einen reibungslosen Übergang und eine erfolgreiche Trennung von Deinem Arbeitgeber zu gewährleisten. 

So baust du das Kündigungsschreiben richtig auf


Um ein professionelles Kündigungsschreiben zu verfassen, solltest du eine klare Struktur einhalten. Diese umfasst folgende Abschnitte:

Screenshot Muster-Vorlage KündigungÜberschrift und Anrede:

Wähle eine passende Überschrift, wie zum Beispiel "Kündigung des Arbeitsverhältnisses", und sprich deinen Arbeitgeber mit einer respektvollen Anrede an, etwa "Sehr geehrte Frau Müller" oder "Sehr geehrter Herr Schmidt".

Einleitungssatz:

Formuliere im ersten Satz unmissverständlich, dass du kündigst, und nenne das Kündigungsdatum. Beispiel: "Hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis mit der Firma XYZ zum 31.05.2023."

Hauptteil:

Im Hauptteil kannst du die Gründe für die Kündigung angeben, dies ist jedoch optional. Falls du dich dafür entscheidest, achte darauf, sachlich und höflich zu bleiben. Beispiel: "Der Grund für meine Entscheidung ist die Annahme einer neuen beruflichen Herausforderung, die mir weitere Entwicklungsmöglichkeiten bietet."

Abschluss:

Bedanke dich im Abschluss für die Zusammenarbeit und wünsche deinem Arbeitgeber alles Gute für die Zukunft. Beispiel: "Ich möchte mich für die wertvolle Zusammenarbeit und die gewonnenen Erfahrungen bedanken und wünsche Ihnen und dem Unternehmen weiterhin viel Erfolg."

Unterschrift und Datum:

Schließe das Kündigungsschreiben mit deiner Unterschrift und dem aktuellen Datum ab. Dies unterstreicht die Verbindlichkeit deiner Kündigung und gibt dem Schreiben eine persönliche Note.

Indem du diese Struktur befolgst, stellst du sicher, dass dein Kündigungsschreiben alle wichtigen Informationen enthält und professionell gestaltet ist.

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Praktische Tipps für ein professionelles Kündigungsschreiben


Um ein professionelles Kündigungsschreiben zu verfassen, gibt es einige praktische Tipps, die du beachten solltest:

✓ Formale Anforderungen: Achte auf die Auswahl einer gut lesbaren Schriftart wie Arial oder Times New Roman und eine übersichtliche Formatierung, etwa mit Abständen und Absätzen. Verwende zudem hochwertiges Papier, um einen seriösen Eindruck zu hinterlassen.

✓ Verwendung von höflichen und respektvollen Formulierungen: Sprich deinen Arbeitgeber respektvoll an und verwende höfliche Formulierungen. Vermeide anklagende oder unhöfliche Ausdrücke und bleibe stets sachlich. Dies trägt dazu bei, das Arbeitsverhältnis auf einer guten Basis zu beenden und eventuellen Konflikten vorzubeugen.

✓ Überprüfung von Rechtschreibung und Grammatik: Bevor du dein Kündigungsschreiben abschickst, solltest du es gründlich auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüfen. Ein fehlerfreies Schreiben vermittelt einen professionellen Eindruck und zeigt, dass du dir Mühe gegeben hast, das Schreiben sorgfältig zu verfassen.

Indem du diese praktischen Tipps befolgst, stellst du sicher, dass dein Kündigungsschreiben den gewünschten professionellen und respektvollen Eindruck hinterlässt und die Beendigung des Arbeitsverhältnisses in einem angemessenen Rahmen stattfindet.

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Das solltest du unbedingt nach deinem Kündigungsschreiben beachten


Nachdem du dein Kündigungsschreiben verfasst hast, solltest du einige zusätzliche Schritte unternehmen, um den Kündigungsprozess transparent und respektvoll abzuwickeln. Zunächst ist es ratsam, ein persönliches Gespräch mit deinen Vorgesetzten oder Kollegen zu führen. Dies zeigt Wertschätzung und ermöglicht es, offene Fragen zu klären oder Informationen zum weiteren Vorgehen auszutauschen.

Im nächsten Schritt ist es wichtig, das Kündigungsschreiben entweder persönlich zu übergeben oder per Einschreiben zu versenden. Auf diese Weise erhältst du eine Empfangsbestätigung, die als Nachweis für die fristgerechte Einreichung der Kündigung dienen kann.

Schließlich ist es empfehlenswert, eine Kopie des Kündigungsschreibens für die Personalakte aufzubewahren. Dies stellt sicher, dass bei eventuellen Rückfragen oder Unklarheiten alle relevanten Informationen dokumentiert sind.

Durch das Befolgen dieser zusätzlichen Schritte trägst du zu einem transparenten und respektvollen Kündigungsprozess bei, der den Abschluss des Arbeitsverhältnisses für alle Beteiligten erleichtert.

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Fazit


Im Fazit lässt sich festhalten, dass ein professionelles Kündigungsschreiben von großer Bedeutung ist, um das Arbeitsverhältnis auf respektvolle Weise und im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben zu beenden. Die wichtigsten Punkte, die bei der Erstellung eines solchen Schreibens beachtet werden sollten, umfassen die Berücksichtigung von gesetzlichen Anforderungen und Fristen, die Strukturierung des Schreibens, die Verwendung von höflichen und respektvollen Formulierungen sowie das Überprüfen von Rechtschreibung und Grammatik. Zusätzlich ist es ratsam, nach dem Verfassen des Kündigungsschreibens weitere Schritte zu unternehmen, wie das Führen eines persönlichen Gesprächs, die Übergabe des Schreibens persönlich oder per Einschreiben und das Aufbewahren einer Kopie für die Personalakte.

Ein professionell verfasstes Kündigungsschreiben trägt maßgeblich zu einem positiven Abschluss des Arbeitsverhältnisses bei und erleichtert den Übergang für alle Beteiligten. Indem du die im Artikel beschriebenen Tipps und Strukturen befolgst, stellst du sicher, dass dein Kündigungsschreiben den gewünschten professionellen und respektvollen Eindruck hinterlässt und die Beendigung des Arbeitsverhältnisses angemessen abgewickelt wird.

Veröffentlicht
19.04.2023