Prioritäten setzen: Wie lehne ich Aufgaben ab, ohne meinen Chef zu verärgern?

Man kann nicht alle Aufgaben dieser Welt übernehmen. Aber Aufgaben einfach so abzulehnen, ist für viele Arbeitnehmer nicht einfach. Besonders wenn diese Aufgaben aus der Chefetage kommen, ist zuerst jeder dazu verführt, aus einer Reaktion heraus die Aufgaben anzunehmen. Die Tatsache, dass man weder Zeit noch die Geduld dafür hat, ist dabei nebensächlich. Doch manchmal ist es einfach für alle besser, wenn Du Dinge auch einfach mal ablehnst. In diesem Artikel zeigen wir Dir deshalb, wie Du in Zukunft bestimmte Aufgaben höflich ablehnst.

1. Zeige immer Verständnis:

Wenn Dich jemand um etwas bittet, solltest Du damit beginnen, Verständnis dafür zu zeigen. Damit signalisierst Du, dass Du die Bedeutung der Aufgabe verstehst und die Anfrage ernst nimmst. Mit Sätzen wie „Ich schätze wirklich, dass Du mich für dieses Projekt in Betracht ziehst, aber …“ zeigst Du Deinem Gegenüber noch immer den nötigen Respekt und bist trotzdem in der Lage dazu, die Aufgabe abzulehnen.

2. Begründe Deine Ablehnung:

„Im Moment habe ich bereits mehrere Projekte auf meinem Tisch“. Dabei handelt es sich nicht um eine Ausrede, sondern Du versuchst, sachlich zu erklären, warum Du die Aufgabe nicht erfüllen kannst. Ein Grund könnte der Zeitmangel sein, aber auch andere Prioritäten oder auch fehlende Kenntnisse können einen Grund darstellen.

3. Schlage Alternativen vor:

Wenn es Dir möglich ist, versuche alternative Lösungen anzubieten. Damit wird deutlich, dass Du Deine Kollegen oder Deine Vorgesetzten auf jeden Fall unterstützen willst, aber es Dir im Moment nicht möglich ist, da Deine Kapazitäten ausgeschöpft sind. Sätze wie „Ich kann mich gerne in ein paar Tagen damit beschäftigen“ können Dir helfen, Deine Kollegen oder Deinen Vorgesetzten nicht zu enttäuschen. Wenn Dein Chef trotzdem von Dir verlangt, die Aufgabe zu erledigen, musst Du ihm leider deutlicher vermitteln, dass Du dafür im Moment keine Zeit hast. Auch Dein Job hat vertraglich festgelegte Zeiten!

„Nein“ sagen: Wann und wie Du im Job Grenzen setzen solltest

Zum Chef „Nein“ zu sagen, das ist für viele Menschen undenkbar. Jedoch ist es unglaublich wichtig, dass Du das lernst und klare Grenzen ziehst – für Deine eigene Gesundheit sowie Zufriedenheit. Aber auch, um im Beruf ernstgenommen zu werden, ist „Nein“ das magische Wort.  

4. Lass Dir Zeit und checke Deinen Terminkalender:

Manchmal kannst Du in dem Moment der Anfrage noch nicht genau sagen, ob Du überhaupt die Kapazitäten für die Aufgabe hast. Versuche, der Person mitzuteilen, dass Du es dir noch überlegen und schauen musst, da Du gerade keinen genauen Überblick über Deinen „workload“ hast. Lass Dir jedoch nicht zu lange Zeit und kommuniziere rechtzeitig, falls es Dir nicht möglich sein sollte, Dinge zu übernehmen.

5. Bleibe flexibel:

Auch wenn es Dir momentan nicht möglich ist, die Aufgabe an Dich zu nehmen, solltest Du jedoch für die Zukunft eine gewisse Bereitschaft zeigen. Schlage vor, zukünftig an ähnlichen Projekten teilzunehmen, wenn sich die Umstände geändert haben. Ein Beispiel könnte sein: „ich bin offen für zukünftige Möglichkeiten und hoffe, dass wir in der Lage sind, zusammenzuarbeiten, wenn meine Zeit es erlaubt“.

6. Vielleicht auch mal „Nein“ sagen dürfen:

Eigentlich hast Du überhaupt keine Lust, diese Aufgaben zu erfüllen und Dich um Kopf und Kragen zu reden? Auch das kann mal vorkommen. Manchmal reicht auch ein einfaches „Nein“. Natürlich solltest Du diese Entscheidung im besten Fall noch begründen, jedoch muss dein Vorgesetzter oder Kollege es auch akzeptieren, wenn Du die Aufgaben einfach gerade nicht machen kannst und willst.

Solange Du beim Ablehnen der Aufgaben immer respektvoll und höflich bleibst, einen gewissen Grund aufzeigst und nicht immer alle möglichen Aufgaben ablehnst, sollte jeder in Deinem Unternehmen dafür Verständnis zeigen.