Effizientes Zeitmanagement mit der Timeboxing-Methode

Es ist doch paradox: haben wir viel Zeit zur Verfügung, schieben wir Aufgaben gern auf die lange Bank. Erst wenn uns eine Deadline im Nacken sitzt, schrecken unsere Lebensgeister aus der Sorglosigkeit auf. Die Verbindlichkeit einer ablaufenden Frist wirkt praktisch wie ein Energy Drink: plötzlich fühlen wir uns wach und konzentriert. In diesem Modus können wir die liegen gebliebenen Aufgaben selbst innerhalb kürzester Zeit erledigen.

Grundregel: Zeitblöcke für einzelne Aufgaben

Das Prinzip dieses Deadline-Boosters macht sich auch die Timeboxing-Methode zunutze. Ihr liegt die Idee zugrunde, dass Aufgaben innerhalb eines definierten Zeitfensters effektiver erledigt werden können, als sie so lange zu bearbeiten, bis sie vermeintlich fertig sind. Denn wer Zeit hat, lässt sich zum einen schneller ablenken. Zum anderen findet er womöglich immer wieder kleinere oder größere Fehler – und damit schlichtweg kein Ende. Das kann schlimmstenfalls dazu führen, dass sich Projektzeiten verlängern oder Budgets überschritten werden. Mithilfe der Timeboxing-Methode definierst Du dagegen schon im Vorfeld für jede Aktivität eine feste, maximale Zeiteinheit. Jede Aufgabe muss dann innerhalb ihres festgelegten Zeitrahmens erledigt werden. Dokumentiert werden die Aufgaben in einem Stundenplan. 

Hilfe, ich bin am Limit - Wie sage ich es meinem Chef?

Woran merkst Du, dass du am Limit bist? Und was kannst Du tun, um im Gespräch mit Deiner Führungskraft möglichst strukturiert erklären zu können, was gerade bei Dir los ist? XING Insider Henryk Lüderitz erklärt es in diesem Artikel. 

In drei Schritten zum effizienteren Zeitmanagement

Es lohnt sich also, Aufgaben und Aufwände vorauszuplanen. Die zeitliche Struktur hilft Dir dabei, Dich zu fokussieren und die festgesetzten Fristen kurbeln Deube Produktivität an. Und so funktioniert das Timeboxing:

• Ziele & Meilensteine festlegen

Verschaffe Dir mithilfe Deines Projektplans oder Deiner wöchentlichen To-do-Liste einen Überblick über Deine Aufgaben und lege fest, welche Meilensteine Du überhaupt erreichen möchtest.

• Zeitblöcke definieren

Entscheide nun, wann Du mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen willst und bis wann ein Ergebnis vorliegen soll. Zu diesem Zweck ist es empfehlenswert, alle To-dos direkt in Deinen Kalender einzupflegen. Die Dauer der einzelnen Zeitblöcke ist abhängig davon, ob Du einzelne Aufgaben oder Langzeitprojekte realisieren möchtest und können sowohl Stunden als auch Tage oder Wochen umfassen. Wichtig ist allerdings, dass Du größere Projekte in kleinere, realistische Tageseinheiten zerlegst.

• Ergebnisse bewerten

Um sicherzustellen, dass Du den geplanten Zeitrahmen auch einhältst, solltest Du Deine tatsächlichen Aufwände tracken. Lege den sinnbildlichen Stift weg, sobald ein Zeitblock abgelaufen ist, und bewerte Deine Ergebnisse. Hast Du Dein Ziel geschafft? Hast Du die veranschlagte Zeit verbraucht oder hast Du noch Puffer? Falls Du wiederkehrende Aufgaben timeboxen möchtest, hilft Dir die Evaluierung dabei, die nächsten Meilensteine realistischer zu planen.

Ein paar zusätzliche Tipps

• Definiere geeignete Aufgaben: Grundsätzlich kannst Du zwar jede beliebige Aufgabe in Deinen Stundenplan aufnehmen. Besonders effektiv ist die Methode aber für komplexe Projekte, etwa die Entwicklung einer Business-Strategie und für To-dos, zu denen Du Dich nur schwer motivieren kannst.
• Plane Pausen ein: Deine Zeitblöcke solltest Du so aufteilen, dass Dir genügend Raum für kleinere und größere Pausen bleibt. Sonst wird Deine Planung unrealistisch und Du belasten Dich von Anfang an mit einem unzumutbaren Workload.
• Nutze Tools: Um Aufwände für wiederkehrende Aufgaben nach und nach besser einschätzen zu können, sind Timetracking Tools wertvolle Helfer. Durch die Vergabe von Tags für bestimmte Aufgaben lassen sich Aufwände im Nachhinein besser zurückverfolgen, was die Auswertung enorm vereinfacht.

Fazit

Alles in allem gehört das Timeboxing zwar zu den aufwändigeren Zeitmanagement-Methoden. Doch die strukturierte Planung lohnt sich: wer sich auf die selbst diktierten Fristen einlässt, lernt nicht nur, sich besser zu fokussieren. Durch ein diszipliniertes Aufgabentracking lassen sich Aufwände auch realistischer voraussagen. Richtig eingesetzt ist das Timeboxing deshalb ein wertvolles Produktivitätswerkzeug.