Telefonieren wie ein Profi: 7 Techniken für souveräne und effektive Anrufe

Telefonate sind ein integraler Bestandteil der Geschäftswelt. Auch im Zeitalter von E-Mails und Messenger-Apps bleibt die telefonische Kommunikation unerlässlich. Doch wie sorgt man dafür, dass jeder Anruf nicht nur professionell, sondern auch effektiv ist? Hier sind Schlüsseltechniken, die Dir helfen werden:

1. Vorbereitung ist unerlässlich.

Bevor Du zum Telefon greifst, ist eine sorgfältige Vorbereitung das A und O. Es beginnt mit dem Verständnis Deines Gesprächspartners. Wer ist er? In welcher Position befindet er sich? Was könnten seine Erwartungen an das Gespräch sein? Als nächstes solltest Du die Themen klar definieren, die besprochen werden sollen. Sind es Verhandlungspunkte, Informationen oder einfach ein Check-in-Gespräch? Eine gut durchdachte Agenda oder eine kurze Notiz mit den wichtigsten Punkten sorgt nicht nur dafür, dass Du strukturiert und fokussiert bleibst, sondern auch dafür, dass Du Deinem Gesprächspartner zeigst, dass Du seine Zeit schätzt. Zudem kann ein kurzer Überblick über vorherige Gespräche oder getroffene Vereinbarungen wertvolle Hinweise für den aktuellen Anruf liefern.

2. Ein professioneller Start.

Die ersten Sekunden eines Telefonats können entscheidend für den gesamten Verlauf des Gesprächs sein. Dein erster Satz setzt nicht nur den Ton, sondern gibt auch einen ersten Eindruck von Deiner Professionalität und Deiner Einstellung zum Gespräch. Es ist deshalb von Bedeutung, gleich zu Beginn Klarheit und Bestimmtheit zu vermitteln. Dies bedeutet nicht nur, klare Worte zu wählen, sondern auch, Deine Stimme bewusst einzusetzen: Ein fester, ruhiger Ton kann Vertrauen erzeugen. Höflichkeit zeigt Respekt gegenüber Deinem Gesprächspartner, und Selbstbewusstsein stellt sicher, dass Du als ebenbürtiger Partner wahrgenommen wirst. Ein gezielter, gut durchdachter Einstieg kann die Weichen für ein erfolgreiches Telefonat stellen, während ein holpriger Start das Gespräch möglicherweise in die falsche Richtung lenkt. Daher lohnt es sich, dieser Phase besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

3. Aktives Zuhören.

Echte Kommunikation entsteht nicht durch Monologe, sondern durch Dialoge. Und das Herzstück eines Dialogs ist das aktive Zuhören. Es geht nicht nur darum, die Worte des anderen zu hören, sondern auch die Bedeutung und Emotionen dahinter zu verstehen. Wenn Du aktiv zuhörst, versetzt Du Dich in die Lage Deines Gesprächspartners, nimmst seine Perspektive ein und signalisierst Interesse und Respekt.

Das bedeutet auch, während des Gesprächs nicht ständig den nächsten Punkt oder die nächste Antwort im Kopf zu formulieren. Lass Deinen Gesprächspartner ausreden und gib ihm Raum. Durch kurze Zusammenfassungen oder Fragen kannst Du zeigen, dass Du wirklich zugehört hast: "Wenn ich Dich richtig verstehe, meinst Du also...?" oder "Könntest Du das bitte näher erläutern?". Diese Bestätigungen sind nicht nur für das Verständnis entscheidend, sondern stärken auch die Beziehung und das Vertrauen zwischen den Gesprächspartnern. In einer Welt voller Ablenkungen und Multitasking zeigt aktives Zuhören, dass Du den Moment und das Gespräch wertschätzt.

Wie Du schlagfertiger wirst – nicht nur für das Bewerbungsgespräch

Schlagfertigkeit ist eine Fähigkeit, die Dich in jeder Situation souveräner wirken lässt und damit auch Selbstbewusstsein ausstrahlt. Zudem musst Du niemals wieder peinliche Stille befürchten und Du weißt Dich zu wehren, wenn Du verbal angegriffen wirst. Hier einige Tipps. 

4. Ein ruhiges Umfeld.

In der Geschäftskommunikation ist Klarheit unerlässlich. Hintergrundgeräusche oder Unterbrechungen können nicht nur ablenken, sondern auch den Eindruck von Unprofessionalität erwecken. Das ständige Rauschen von Verkehr, laute Gespräche im Hintergrund oder unerwartete Unterbrechungen können den Fokus verlagern und dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen oder missverstanden werden.

Darüber hinaus zeigt ein ruhiges Umfeld auch Respekt gegenüber Deinem Gesprächspartner. Es signalisiert, dass Du das Gespräch ernst nimmst und bereit bist, ihm Deine ungeteilte Aufmerksamkeit zu schenken. Daher ist es ratsam, einen festen Ort für Telefonate zu haben, der von Störungen abgeschirmt ist – sei es ein geschlossenes Büro, ein ruhiger Raum zu Hause oder auch ein schallgeschützter Bereich in einem Großraumbüro.

→ In 5 Minuten zu mehr Konzentration: 4 schnelle Helfer gegen Stress bei der Arbeit

Vor dem Anruf lohnt es sich, kurz innezuhalten und sich zu vergewissern, dass alle potenziellen Störquellen – wie ein klingelndes Mobiltelefon, eine offene Tür oder ein laufender Computer – minimiert oder ausgeschaltet sind. Diese kleinen Details können den Unterschied zwischen einem produktiven Gespräch und einem frustrierenden Erlebnis ausmachen.

Meistere das Multitasking-Dilemma: Warum Fokussierung immer besser ist

Die Fähigkeit zum Multitasking wird oft als ultimatives Zeichen moderner Effizienz gefeiert. Aber ist dieser schnelle Spagat zwischen Aufgaben wirklich der Schlüssel zu größerer Produktivität? 

5. Strukturiertes Vorgehen.

Jeder effektive Dialog gleicht einer gut durchdachten Präsentation – er folgt einem klaren und strukturierten Aufbau. Dies erleichtert nicht nur das Verständnis, sondern stellt auch sicher, dass beide Gesprächspartner auf derselben Seite sind und die Diskussion zielgerichtet verläuft.

Einleitung:

Beginne jedes Gespräch mit einer klaren Einführung. Stelle Dich vor (wenn es notwendig ist) und erkläre den Grund für den Anruf. Ein kurzer Überblick über die zu besprechenden Punkte hilft, den Rahmen für das bevorstehende Gespräch zu setzen. Dies gibt Deinem Gesprächspartner die Möglichkeit, sich geistig auf die Diskussion vorzubereiten.

Hauptteil/Diskussion:

Dies ist der Kern des Gesprächs. Hier werden alle Hauptpunkte besprochen und wichtige Fragen gestellt. Es ist hilfreich, eine Liste oder Agenda parat zu haben, um sicherzustellen, dass alle Themen abgedeckt werden. Bei komplexen Themen kann es sinnvoll sein, zwischendurch Zusammenfassungen zu geben, um sicherzustellen, dass beide Seiten alles richtig verstanden haben.

Abschluss:

Ein strukturierter Abschluss ist genauso wichtig wie eine klare Einleitung. Fasse kurz die wichtigsten Punkte des Gesprächs und die getroffenen Entscheidungen zusammen. Kläre offene Fragen und vereinbare gegebenenfalls nächste Schritte oder einen Folgetermin. Ein freundlicher Abschied lässt das Gespräch positiv ausklingen und schafft eine gute Grundlage für zukünftige Interaktionen.

Ein geordnetes Vorgehen beim Telefonieren zeigt nicht nur Professionalität, sondern spart auch Zeit und verhindert Missverständnisse. Es sorgt dafür, dass Du Deine Botschaft effektiv übermittelst und dass Dein Gesprächspartner genau weiß, was von ihm erwartet wird. Es ist ein Schlüssel zu klaren und erfolgreichen Kommunikationen.

6. Ein freundlicher Ton.

Auch im Geschäftsalltag ist ein freundlicher Ton entscheidend. Deine Stimme überträgt mehr als nur Worte; sie vermittelt Haltung und Einstellung. Ein zuvorkommender Tonfall schafft eine positive Atmosphäre und baut Vertrauen auf, selbst wenn es um heikle Themen geht.

Wusstest Du, dass ein Lächeln sogar am Telefon "hörbar" ist? Es beeinflusst Deine Stimmfarbe und lässt Dich offener und angenehmer klingen. Selbst in anspruchsvollen Gesprächen kann ein freundlicher Umgangston Wunder wirken und die Kommunikation erleichtern. Einfache Höflichkeiten wie "Bitte" und "Danke" dürfen dabei nie vergessen werden. Ein respektvoller Umgang hinterlässt immer einen positiven Eindruck und legt den Grundstein für zukünftige erfolgreiche Interaktionen.

Tastenkürzel für Profis: Diese Shortcuts werden Deinen Arbeitsalltag revolutionieren

Bist Du bereit, Deine Computerkenntnisse auf das nächste Level zu heben? Tauche ein in die Welt der Tastenkürzel und entdecke Tools, die Deine Effizienz steigern und Deine täglichen Aufgaben revolutionieren werden. 

7. Geduld üben.

Nicht jedes Gespräch verläuft in einem konstanten Tempo. Es wird Momente geben, in denen Dein Gesprächspartner nachdenken muss, Informationen sucht oder einfach eine Pause benötigt. In solchen Situationen ist Geduld Dein bester Verbündeter. Ein ständiges Drängen oder Unterbrechen kann als respektlos empfunden werden und die Atmosphäre des Gesprächs negativ beeinflussen. Indem Du Verständnis zeigst und wartest, gibst Du dem Gespräch Raum zum Atmen und förderst eine offene und respektvolle Kommunikation.

Fazit

Professionelle Telefonate können entscheidend sein für Geschäftschancen und Beziehungen. Mit den richtigen Techniken ausgestattet, kannst Du sicherstellen, dass jeder Deiner Anrufe zählt. Bereite Dich gut vor, höre aktiv zu und sei stets geduldig und freundlich. So wirst Du in der Kunst des Telefonierens wirklich herausragend sein.