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Gegen den Startfrust: So wichtig ist das Onboarding im neuen Job

Beim Einstieg in den neuen Job ist ein gutes Onboarding durch den Arbeitgeber enorm hilfreich

© filadendron / Getty Images

Sich am ersten Arbeitstag nicht willkommen zu fühlen, ist fatal – für den neuen Mitarbeiter, aber auch für das Unternehmen. Von einem durchdachten Onboarding-Prozess profitieren beide Seiten.

Der Arbeitsplatz ist für den Neuankömmling geschmückt, Rechner und Zugangsdaten stehen bereit, das Date fürs Mittagessen steht und nach einer Woche gibt es die erste Feedback-Runde. Was sich für viele Bewerber nach Paradies anhört, gibt es schon in immer mehr deutschen Unternehmen. Der Prozess nennt sich Onboarding. Doch was verbirgt sich genau dahinter?

Der Begriff bezeichnet ganz wörtlich den Prozess des „An-Bord-Nehmens“ eines neuen Mitarbeiters. Es gibt Tools, Workshops und Coaches, die dem Unternehmen zeigen sollen, wie das richtig gemacht wird. Aber ist das nötig? Personalberaterin Anke Baron, die Unternehmen beim richtigen „Onboarding“ unterstützt, sagt: Ja. „Es passiert immer noch in einer Vielzahl aller Fälle, dass am ersten Tag die Technik nicht funktioniert, der Chef den Mitarbeiter nicht begrüßt und er ohne Computer fünf Stunden allein mit einem Handbuch zurückgelassen wird.“ Das sei fatal – nicht nur für den Mitarbeiter, der in diese Situation gerät.

Viele Firmenneulinge kehren im ersten Jahr ins alte Unternehmen zurück

Vor allem das Unternehmen hat einen immensen Schaden zu verbuchen: „Es dauert viel länger, bis der Mitarbeiter wirtschaftlich arbeiten kann – und es ist nicht selten, dass gerade innerhalb des ersten Jahres Leute in ihr altes Unternehmen zurückkehren, weil der Wohlfühlfaktor nicht stimmt“, sagt Baron. In Zeiten des Fachkräftemangels kann sich das kaum ein Unternehmen noch leisten.

Ein Wechsel kommt für Laura Fölmer nicht in Frage: Vor wenigen Monaten hat sie als Communications Manager bei der Coca-Cola GmbH begonnen. Das Unternehmen wirbt schon auf seinen Karriereseiten mit einem umfassenden Onboarding-Programm. „Das ganze Team hat mich begrüßt und mich erwartete ein geschmückter Schreibtisch mit einer Übersicht der Produkte, Büromaterialien und kleinen Geschenken. Computer und Handy haben direkt funktioniert.“ So muss es laut Anke Baron laufen. „Schon am ersten Tag sollte der Mitarbeiter mit in Meetings kommen, das Team kennenlernen, durch die Abteilungen geführt werden, und lernen, wo er mit welchem Thema weiterkommt.“ Auch dass der Chef vor Ort und über den ersten Tag des neuen Mitarbeiters informiert sei, sei unabdingbar – aber leider allzu oft nicht selbstverständlich. Und Laura Fölmer hat auch etwas erlebt, das nebensächlich erscheint, aber die Personalberaterin für jeden Onboarding-Prozess für unabdingbar hält: „Am ersten Tag muss organisiert sein, wer mit dem neuen Mitarbeiter Mittagessen geht.“

Schon vor dem ersten Arbeitstag starten

Mit dem Pre-Boarding sollte der Prozess idealerweise schon zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Tag starten: Mit einer Hospitation, der Teilnahme an einem Teamevent, einem Ausflug oder der Weihnachtsfeier, denn: „Erst geht es um das Persönliche, dann erst um die Sache“, sagt Baron. Wenn also die Chemie stimmt und der Mitarbeiter im Unternehmen ankommt, wird er schneller produktiv. Die Personalberaterin warnt aber unbedingt davor, Onboarding mit der Einarbeitung gleichzusetzen, denn bei ersterem geht es um die Integration ins Team, bei der Einarbeitung um die Arbeit selbst. „Dafür muss es einen separaten Einarbeitungsplan geben, den gibt es zumindest schon in mehreren Unternehmen.“ Am Onboarding hapert es allerdings noch, vor allem in Firmen, in denen wie in schnell wachsenden Start-ups die Strukturen nicht mit der Mitarbeiterzahl mitwachsen.

Onboarding, um den Standard zu halten

Das hat auch Alexander Jakschik, Vorstand der ULT AG, einem Umwelt- und Lufttechnik-Unternehmen in Sachsen erlebt – und rechtzeitig reagiert: „Wir hatten eine bestimmte Unternehmensgröße erreicht, bei der wir eine zweite und dritte Führungsebenen installiert haben. Um in der Personalarbeit unseren Standard zu halten,, mussten wir einen standardisierten und nachhaltigen Prozess für unseren Onboarding einführen“, sagt er. Seitdem gibt es einen definierten Prozess aus Checklisten und Feedbackgesprächen, „damit die Erwartungshaltungen untereinander klar zur Sprache kommen.“

Die Feedbackgespräche sind auch laut Anke Baron der wichtigste Bestandteil eines erfolgreichen Onboardings: „In den ersten vier Wochen muss es wöchentliche Feedbackgespräche geben, ganz kurz locker“, erklärt Baron. Auch Unternehmen können in dieser ersten Phase von den Gesprächen enorm profitieren, denn sie erfahren, wie der noch nicht betriebsblinde Mitarbeiter mit der Brille von außen die Vorgänge im Unternehmen sieht. Auch etwas ganz Praktisches wie der Wochentag ist beim Feedbackgespräch laut der Personalberaterin sehr wichtig: „Am besten eignet sich er Donnerstag, denn wenn einmal ein schwieriges Gespräch stattfindet, ist der Freitag dazu da, sich wieder auszutarieren, die Harmonie wieder herzustellen.“ Am schlimmsten sei der Freitagabend, denn dann kann es sein, dass man den Mitarbeiter mit sehr negativen Gefühlen ins Wochenende gehen lässt.

Der Mitarbeiter muss das Feedback auch einfordern

Bei Laura Fölmer gibt es auch einen detaillierten 90-Tage-Onboarding-Plan: „Ein Mal monatlich gibt es ein Feedbackgespräch in beide Richtungen mit der direkten Vorgesetzen. Wir legen dann Meilensteinen für das laufende Jahr fest – aber die Tür zum Kommunikationschef steht auch immer offen – da kann ich jederzeit Feedback einholen“, sagt sie. Auch das sieht die Personalberaterin Anke Baron als wichtiges Element: „Es gibt ja eine Bring- und Holschuld: Der Mitarbeiter muss das Feedback auch einfordern und da nicht in die Kosumentenhaltung gehen.“

Alexander Jakschik von der ULT AG hat seit der Einführung des Onboarding ausschließlich gute Erfahrungen gemacht: „Gefühlt hat sich verbessert, dass die neuen Kollegen frühzeitiger die Erwartungshaltung ihrer Führungskraft erfahren – und umgekehrt. Und sie können so die Probezeit besser nutzen“, sagt er. So erlebt auch Laura Fölmer den Prozess bei Coca-Cola: „Das Onboarding finde ich wirklich toll, man spürt, dass die Kollegen sich ernsthaft freuen, ein neues Teammitglied zu haben. Und es trägt auch zur Offenheit über jede Hierarchiestufe hinaus bei: So habe ich zum Beispiel auch schon einen Lunch mit der Geschäftsführerin gehabt“, sagt sie.

Text: Maria Zeitler

So könnte ein Beispiel für einen gelungenen ersten Tag des neuen Mitarbeiters aussehen:
  • 8–9 Uhr: Begrüßung und Vorstellung des neuen Mitarbeiters. Bei gemeinsamem Kaffee stellen direkte Kollegen sich, ihre Aufgaben und die Zusammenarbeit vor
  • 9–10 Uhr: Dem Mitarbeiter wird der (geschmückte) Arbeitsplatz gezeigt, technische Einweisung, Passwörter und Formalien
  • 10–12 Uhr: Vision des Unternehmens wird mit Videos, persönlicher Erläuterung oder/oder Rundgang vermittelt
  • 12–13 Uhr: Gemeinsames Mittagessen mit den Kollegen
  • 13–14 Uhr: Austausch und Fragerunde mit den Kollegen und Führungskräfte
  • 14–15 Uhr: Vorstellung von sozialen Projekten, außerbetrieblichen Aktivitäten der Mitarbeiter, Ehrenamtliches Engagement
  • 15–17 Uhr: Hospitation in der Abteilung / Besprechung eines neuen Projektes im Team
  • 17 Uhr: Feedbackgespräch mit der Führungskraft und Besprechung des nächsten Tages (Quelle: BaronGeisler Management GmbH)

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