Vorbereitung ist alles: So wird das Jahresgespräch keine Nullnummer

«Bringt mich ohnehin nicht weiter», denken wahrscheinlich viele, wenn sie von der Führungskraft zum sogenannten Mitarbeiter- oder Jahresgespräch gebeten werden. Und warten einfach ab, was so kommt.

Entscheidend ist aber vor allem eine gute Vorbereitung. Oft liegt dem Mitarbeitergespräch ein standardisierter Prozess zugrunde, wie der Kölner Karrierecoach Bernd Slaghuis erklärt: Also Fragebögen, die zur Bewertung und Dokumentation ausgefüllt werden, um für alle Beschäftigten eine vergleichbare Basis zu schaffen.

Vor allem die eigene Haltung, mit der man in ein solches Gespräch geht, sei wichtig: «Mitarbeiter sollten sich nicht nur passiv anhören, was gut und was schlecht gelaufen ist, wie hoch ihr Bonus ausfällt und was die formalen Ziele für das nächste Jahr sind. Sie sollten auch aktiv Dinge ansprechen, die ihnen selbst wichtig sind.»

Typische Themen kennen

Aber welche Themen gilt es auf die Tagesordnung zu bringen? Einige Aspekte kommen in Mitarbeitergesprächen immer wieder auf den Tisch, wie Marlene Pöhlmann vom Personaldienstleister Robert Half erklärt.

Grundsätzlich geht es darum, einen Status quo festzuhalten - also den Eindruck, den die Führungskraft vom Mitarbeiter hat. Außerdem dreht sich das Gespräch meist um einen Leistungsabgleich sowie um Stärken, Schwächen und Kritikpunkte: «Wo stehe ich im Unternehmen? Und wie kann ich mich weiterentwickeln?»

Grobe Gesprächsrichtung abklopfen

Mitarbeiter haben ebenso die Möglichkeit, bei der Führungskraft vorzufühlen, wie das Gespräch in etwa aussehen soll: Man könnte zum Beispiel fragen, was der oder die Vorgesetzte erwartet - ob man selbst etwas vorbereiten oder einbringen soll, rät Pöhlmann. So könne man eine grobe Richtung des Gesprächs abklopfen.

Auch ein Blick in die Unterlagen zum letzten Mitarbeitergespräch kann lohnen: Was ist seit dem letzten Gespräch gut gelaufen? Welche Ziele habe ich erreicht? Was ist vielleicht nicht so gut gelaufen und was ist der Grund dafür? «Wer sich auch auf negative Punkte vorbereitet, kann darauf professioneller reagieren oder spricht diese Themen vielleicht von selbst an», weiß Slaghuis.

Mit eigenen Ideen glänzen

Wer etwas zu kritisieren hat, der kann das im Mitarbeitergespräch durchaus tun, sind sich die Experten einig. Wichtig ist, dabei professionell und sachlich zu bleiben. Bei der bloßen Kritik sollte man es nicht belassen, rät Pöhlmann: Am besten sei es, gleich einen Alternativ-Vorschlag zu machen. «Oft kann man die eigentliche Kritik so sogar unter seine Verbesserungsvorschläge fassen.»

Wenn manche Arbeitsabläufe nicht gut funktionieren, könne man etwa sagen: «Wir können viel effizienter arbeiten, wenn wir es wie folgt machen - und dann seine Idee erklären.» Genau dieser Bereich ist es laut Pöhlmann, in dem ein Mitarbeiter glänzen kann.

Auf Kritik nicht mit Abwehrhaltung reagieren

Was aber, wenn das Gespräch ganz und gar nicht glänzend läuft und viel mehr negatives Feedback kommt als erwartet? Pöhlmann rät: «Fachliche Kritik sollte man mitnehmen und nach dem Gespräch drüber nachdenken, wie man es besser machen kann.» Bevor es zu emotional wird oder man nur abwehrend reagiert, sollte man lieber einen zweiten Termin machen, um noch mal darüber zu sprechen.

Wichtig ist, die Ergebnisse des Mitarbeitergesprächs zu dokumentieren. So verliert man bis zum nächsten Gespräch seinen Fokus nicht und man ist abgesichert, wenn getroffene Abmachungen schriftlich fixiert sind, erklärt Pöhlmann. «Das schafft Verbindlichkeit und oft ist ein doppelter Boden sehr gut.»