10 Tipps für virtuellen Smalltalk im Homeoffice

Fragt man Kreative und Digitalmenschen, deren zentrales Arbeitsmittel Notebook und Smartphone sind, was sie in den letzten Monaten am meisten vermisst haben, dann ist es oft der Austausch im Kollegenkreis. Denn gerade in kreativen Berufen entsteht vieles im Gespräch mit anderen – und virtuelle Meetings sind dabei ein Hindernis. Denn auch wenn viele nicht explizit auf Smalltalk mit Kollegen oder Kunden stehen, ist das digitale Gegenstück zur Plauderei in der Kaffeeküche oder Kantine wichtiger als je zuvor.

Auch wenn wir die meiste Zeit nur noch digitale Meetings pflegen, weil eben derzeit in den meisten Büros bestenfalls ein Teil der Belegschaft zu finden ist, sollten wir die persönlich-zwischenmenschlichen Elemente im Homeoffice nicht vernachlässigen. Doch wie geht das genau, wenn wir mit den Kollegen nicht einfach mal eine rauchen gehen können oder wenn wir den Kunden oder Dienstleister nur übers Telefon oder per Zoom erleben?

Mit einigen Tipps fällt es uns leichter, auch in Zeiten der Pandemie – die naturgemäß von weniger persönlichen Kontakten geprägt sind – im Gespräch zu bleiben, ohne dass das zum krampfigen Smalltalk wird.

1. Eisbrecher-Elemente in Meetings
   Die „Funkdisziplin“ im Onlinemeeting sorgt dafür, dass Persönliches oft auf der Strecke bleibt. Wirkt dem entgegen, indem ihr zu Beginn eine Art Eisbrecher-Element einplant, bei dem jeder zu Wort kommt, das andererseits aber auch nicht krampfig oder zwanghaft sein sollte. Selbiges gilt für das Ende von Meetings – auch hier kann man etwas unstrukturierte Zeit einplanen.
2. Arbeitsstand und Pläne
   Anders als sonst wissen in vielen Teams, die derzeit zwangsläufig teilweise oder rein virtuell arbeiten, nicht alle, woran der Einzelne gerade arbeitet. Kommuniziert das kurz, weil sich so oftmals auch wertvoller Input aus dem Team generieren lässt.
3. Mehr Diskussion im Meeting
   Ein Meeting darf keine Einbahnstraße sein – Frontalformate setzen nur einen Teil des Potenzials im Team frei. Gestaltet Teammeetings deshalb interaktiver und lasst bewusst Raum für Diskussionen. Achtet darauf, dass alle zu Wort kommen und nicht nur die „Schnellsten“, die ohnehin oft gehört werden.
4. Zwanglose Einzelgespräche mit anderen Teammitgliedern
   Führungskräfte sollten intensiver als ohnehin den Kontakt zum einzelnen Mitarbeiter suchen – um zu wissen, was seine Befindlichkeiten und Herausforderungen sind. Und auch Kollegen untereinander sollten Gelegenheiten nutzen, sich auszutauschen. Hängt das aber nicht zu hoch auf, damit es einen zwanglosen Charakter behält und nicht wie ein offizielles Mitarbeitergespräch wirkt.
5. Schaffen eines Ansprechpartners innerhalb des Teams
   Hilfreich ist auch ein gut vernetztes Teammitglied, das eine Art Vermittlerrolle im Team einnimmt und gerade deswegen nicht aus der Führungsriege kommen sollte. Der- oder diejenige kann Ansprechpartner sein und bekommt so möglicherweise schneller mit, wenn einzelne Personen Schwierigkeiten mit den neuen Strukturen haben.
6. Der virtuelle Pausenraum – für Treffen zwischendurch
   Entwickelt im Team eine Art virtuellen Pausenraum, in dem man sich – so wie in der Firma – einfach mal zwischendurch zuschalten und mit anderen austauschen kann und vielleicht sogar gemeinsam zu Mittag isst, wenn das erwünscht ist. Insbesondere Mitarbeiter, die alleine leben, haben sonst über den Tag sehr wenig Möglichkeiten, zu reden und sich auszutauschen.
7. Wochenausklang, Jour fixe, Feierabendbier
   Auch das virtuelle Feierabendbier hat sich in manchen Teams bewährt. Ob man sich ungezwungen zu einem festen, regelmäßigen Zeitpunkt zusammenschaltet oder gar kleine gemeinsame Events organisiert, hängt dabei von der Teamkultur ab.
8. Tools für den Austausch in größeren Teams
   Schwieriger ist die Sache, wenn das Team relativ groß ist und man sich möglicherweise auch noch nicht kennt. Hier bewähren sich Tools wie Wonder.me, bei denen sich auch größere Räume mit einzelnen „Tischen“ abbilden lassen, zwischen denen man wechseln kann.
9. Onboarding als besondere Herausforderung
   Eine besondere Herausforderung sind solche Strukturen naturgemäß für introvertiertere Teammitglieder oder auch für Neulinge im Team, die in den letzten Monaten erst hinzugekommen sind und ein erschwertes Onboarding erleben. Hier sind Teampaten eine gute Idee – das ist ohnehin hilfreich für die ersten Wochen.
10. Informeller Austausch mit dem Kunden – wichtiger Smalltalk
    Auch Kundenmeetings sollten in der Pandemie anders geführt werden. Denn das Wissen darüber, wie es im Umfeld des Kunden geschäftlich läuft, ist nicht nur eine gute Grundlage für die Zusammenarbeit (selbst wenn diese davor schon länger bestand), sondern hilft auch dabei, unerwartete Reaktionen des Kunden oder Dienstleisters besser einzuordnen

Kurzum: Der tägliche Smalltalk ist wichtiger, als es uns manchmal scheint – er ist quasi der Kitt in der Firma, aber auch im Zusammenarbeiten mit Dienstleistern und Kunden. Wir sollten dieses Element nicht unterschätzen, weil es gerade während der Pandemie (und generell in dezentral arbeitenden Teams) kaum adäquaten Ersatz dafür gibt.