Selbst- und Zeitmanagement: So meistern Sie die Bewerbungsphase

In jedem Bewerbungsprozess gilt es, vielfältige Aufgaben zu bewältigen und möglicherweise auch Rückschläge zu verkraften. Wer bereits im Job steht und sich beruflich verändern möchte, muss nach Feierabend oder am Wochenende die nötige Kraft und Motivation dafür aufbringen. Und wer sich aus der Arbeitslosigkeit heraus bewirbt, braucht Strategien, um den Alltag sinnvoll zu strukturieren.

Was müssen Bewerber eigentlich „managen“?

In der Regel durchlaufen Berufseinsteiger im Bewerbungsprozess vier Phasen, die ineinander übergehen und sich auch wiederholen können:

1.  Selbstreflektion: Basis einer jeden guten Bewerbung ist die Frage, was Sie können und was Sie wollen.
2. Recherche: Welche Arbeitgeber sind interessant für mich? Welche Möglichkeiten bietet mir der Arbeitsmarkt? Wo   bekomme ich hilfreiche Informationen und Tipps rund um den Berufseinstieg?
3. Erstellen der Bewerbungsunterlagen: Sie brauchen zumindest ein ansprechendes Anschreiben und einen aktuellen Lebenslauf, der auf die Stellenausschreibung abgestimmt ist. Zeit sollten Sie auch für Korrekturen, das Scannen und das Verschicken der Dokumente einplanen.
4. Auswertung von Rückmeldungen: Wenn keine Rückmeldungen oder Absagen eintrudeln, gilt es, am Ball zu bleiben. Bei den Arbeitgebern nachzuhaken und die Gründe für negatives Feedback zu erfragen, um die eigenen Ziele ggf. neu zu definieren, kann viel Kraft und Zeit kosten.

Allein für das Schreiben und Verschicken einer Bewerbung sollten Sie nach guter Recherche circa eine Woche Arbeitszeit einplanen. Die Timeline für das Erstellen der Bewerbungsunterlagen sieht folgendermaßen aus:

• Anschreiben formulieren: circa 2 Tage
• Lebenslauf anpassen: circa 2 Tage
• Korrekturen einpflegen: circa 2 Tage
• Dokumente scannen und verschicken: circa 1 Tag

Ob Sie sich allein vom heimischen Schreibtisch aus bewerben oder diesen Prozess in einer Gruppe durchlaufen – in jedem Fall ist es an Ihnen, sich selbst zu organisieren, zu motivieren und zu disziplinieren. Dabei gilt es, verschiedene Stolpersteine zu überwinden und alte Gewohnheiten über Bord zu werfen. Selbst- und Zeitmanagement-Methoden sind ebenso erlernbar wie effiziente Arbeitstechniken.

Folgende Tipps können beim Zeitmanagement helfen:

• Überblick verschaffen: Um sich nicht zu verzetteln, sollten Sie zunächst alle Tätigkeiten auflisten, die Sie zu erledigen haben: Möglicherweise müssen Sie regelmäßig Emails beantworten, Stellenanzeigen durchsehen und Bewerbungen verfassen? Vielleicht wollen Sie aber auch Bewerber-Fachliteratur durcharbeiten, ein XING-Profil erstellen, Beiträge für Ihr Bewerber-Blog verfassen, an Weiterbildungen teilnehmen und Netzwerktreffen besuchen? Nicht nur diese Tätigkeiten rund um die Bewerbung sollten Sie sich vor Augen führen, sondern auch andere berufliche oder private Beschäftigungen, die Ihnen wichtig sind.
• Zeitplan erstellen: Überlegen Sie sich dann, welche Ihrer Beschäftigungen zu bestimmten Zeiten zu erledigen sind und sich nicht verschieben lassen. Ihr Bewerbungstraining findet täglich von 10 bis 13 Uhr statt? Dann müssen Sie diese Zeit wohl oder übel blocken. Alle anderen Tätigkeiten sollten Sie so einplanen, dass Sie sie mit möglichst wenig Aufwand möglichst gut erledigen können. Tätigkeiten, die viel Kreativität und Konzentration benötigen, sollten Sie also auf Tageszeiten legen, zu denen Sie besonders gut arbeiten können. Während des Mittagstiefs dagegen können Sie Dinge abhaken, die Ihnen leicht von der Hand gehen. Wichtig: Vergessen Sie nicht, genügend Puffer für Unvorhergesehenes sowie Zeit für Pausen und Freizeitaktivitäten einzuplanen.
• Prioritäten setzen: Unterscheiden Sie zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben. Sie müssen eine Bewerbung bis zum Datum X abgeschickt haben? Ihr Korrekturleser braucht vorher aber noch zwei Tage, um am Lebenslauf zu feilen? Beachten Sie solche von außen festgesetzten Vorgaben. Setzen Sie sich aber auch eigene Deadlines für Aufgaben, die Ihnen darüber hinaus besonders wichtig sind.
• Ersten Schritt machen: Wenn Sie etwas Wichtiges erledigen müssen, bekommen Sie plötzlich Lust, die Fenster zu putzen? Dann sollten Sie sich kleine und realistische Ziele setzen. Nehmen Sie sich beispielsweise vor, nur 10 Minuten an Ihrem Projekt zu arbeiten oder den ersten Schritt zu bewältigen und versprechen Sie sich für danach eine Belohnung. Wenn Sie erst einmal den so genannten inneren Schweinehund überwunden haben, ist die größte Hürde meist schon überwunden.
• Ablenkungen ausschalten: Ihr Partner hat kein Verständnis dafür, dass Sie nach Feierabend noch Netzwerktreffen besuchen? Ihre Freunde denken, Sie hätten immer Zeit für einen spontanen Besuch? Dann sollten Sie sich bei jeder Störung demonstrativ Ihren letzten Gedanken notieren, bevor Sie Ihrem Gegenüber erklären, dass Sie gerade konzentriert arbeiten. Auch wenn Sie selbst bei jeder Benachrichtigung auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch hoffen, hilft es, Pop-Up-Nachrichten ausschalten. Falls zwischendurch wichtige Aufgaben hereinkommen, sollten Sie sich eine Notiz machen und sich schnell wieder dem Eigentlichen zuwenden. Denn es kostet Zeit und Energie, immer wieder den Faden aufzunehmen.
• Positiv denken: Auch wenn Sie häufig mit Rückschlägen konfrontiert werden und nur noch jammern oder das Handtuch schmeißen möchten – versuchen Sie immer wieder, sich Ihre Erfolge in Erinnerung zu rufen und sich auf Ihre Ziele zu fokussieren. Auch Pausen, Freizeitaktivitäten und gute Netzwerke sowie Zeit- und Selbstmanagement-Seminare können helfen, Krisen durchzustehen und nach vorne zu schauen.

Übrigens: Selbst- und Zeitmanagement-Methoden sind nicht nur für den Bewerbungsprozess wichtig, sondern gehören auch am Arbeitsplatz zu den gefragten Soft Skills. Nutzen Sie die Gelegenheit also, um Strategien kennenzulernen, auszuprobieren und einzuüben. Vielleicht helfen Sie Ihnen schon bei der Postkorb-Übung im Assessment-Center oder später im Job, wenn es darum geht, vielfältige Projekte und Aufgaben im Blick zu behalten. Text: Janna Degener-Storr

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