Getting Things Done: Mit dieser Methode arbeitest Du effizient wie nie zuvor

Wenn die täglichen Anforderungen überhandnehmen, wächst das Stresslevel. Allein die beruflichen Deadlines und Meetings, die man im Auge behalten muss, machen uns ordentlich Druck. Hinzu kommt noch das private Pensum. Damit Dir nicht alles über den Kopf wächst, lassen sich dank der Getting-Things-Done-Systematiksämtliche Aufgaben koordinieren, die Du tatsächlich auf dem Zettel hast, egal ob beruflich oder privat. GTD hilft beim Erinnern – und beim Vergessen. So kann sich das Gehirn entspannen, weil es weiß, dass es seine Aufgabe zuverlässig delegiert hat. 

Mit Listen in fünf Schritten zum Ergebnis

Die Zeitmanagement-Methode des Trainers und Managementberaters David Allen ist seit 2001 ein nützliches Tool für diejenigen, die sich nicht scheuen, ein persönliches Verwaltungssystem anzulegen und zu pflegen. GTD beruht auf fünf Prinzipien: Sammeln - Verarbeiten - Organisieren - Durchsehen - Erledigen.

Sammeln: Alles, was auf Dich einströmt und erledigt werden muss, trage in „Eingangskörben“ zusammen. Ob das physische Ablagen sind oder Computer-Files, entscheidest Du.

Verarbeiten: Jetzt wird jede einzelne Aufgabe bewertet. Ordne sie zeitlich ein, überlege, ob Du sie delegieren kannst und entscheide, was der nächste konkrete Schritt ist. Hier gilt die Zwei-Minuten-Regel als erste Schleuse: Eine Aufgabe, die innerhalb von zwei Minuten vom Tisch ist, wird sofort erledigt. Was länger dauert und mehrere Handlungsabläufe erfordert, kommt auf eine der folgenden Listen.

Organisieren: Alle Elemente können nun aufgeteilt werden. Auf die Aktionsliste kommen alle Aufgaben mit ihrem jeweils nächsten konkreten Schritt. Um dabei den Überblick zu behalten, lassen sich diese Maßnahmen noch in Kontextlisten unterteilen (Telefonate, Privat, Beruflich,…). Was nicht als einmalige Aktion auftaucht, wird auf einer Projektliste eingetragen. Für die einzelnen Projekte definiere die nächsten Schritte, Termine und Erinnerungen inklusive notwendiger Referenzmaterialien. In der Warten-auf-Liste erscheinen die Tätigkeiten, die Du delegiert hast. In den Kalender gehören ausschließlich zeitlich fixe Termine. Die Vielleicht-Irgendwann-Liste dient als Ideenpool für später.

Durchsehen: Die schönste Ordnung nutzt nichts, wenn nicht regelmäßig kontrolliert wird. Also einmal täglich die Listen checken und Termine prüfen, einmal pro Woche Erledigtes aus dem System entfernen und neue Projekte/Aktionen hinzufügen.

Erledigen: Abarbeiten, was auf den Aktionslisten und im Kalender steht. Dabei stets die Prioritäten im Auge behalten. 

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Das Geheimnis der 43 Ordner

Damit die einzelnen Listen weder als Loseblatt-Sammlung auf dem Schreibtisch noch als Einzeldokumente auf dem Desktop herumliegen, kommt das System der 43 Ordner ins Spiel. Es werden zwölf Monatsordner angelegt und 31 Tagesordner. Für den aktuellen Monat werden den Tagesordnern die jeweiligen Aufgaben zugeordnet, die am entsprechenden Datum fällig sind. Jeden Morgen wird der aktuelle Tagesordner geleert, die Inhalte abgearbeitet und der leere Ordner in den nächsten Monat einsortiert, wo er wieder mit neuen Aufgaben für den jeweiligen Tag befüllt wird.

Tools für die GTD-Methode

Der Vorteil ist, dass man eigentlich keine komplizierten technischen Voraussetzungen braucht, um die Methode anzuwenden. Zettel, Stift und ein paar Hängeordner reichen, um mit dem System Erfolg zu haben. Praktischer ist für die meisten dennoch, das Ordnungssystem auf die digitale Arbeitsweise zu übertragen. Eine GTD-App gibt es (noch) nicht, wohl aber bekannte Tools, um die wichtigsten Schritte der Methode am Computer umzusetzen: Inbox, Ablagesystem, Checkliste beziehungswiese To-Do-Liste und Kalender lassen sich dabei kombinieren.

Fazit

Halbherzig lässt sich GTD nicht betreiben. Der Effekt des Zeitmanagements stellt sich nur dann ein, wenn das System ständig aktuell gehalten wird und vollständig ist. Eine gehörige Portion Selbstdisziplin ist notwendig, um am Ball zu bleiben. Stellt sich erst einmal der Gewohnheitseffekt ein, läuft das System fast wie von allein.

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