Hätte eine Mail gereicht? Wann Videocalls wirklich sinnvoll sind

Im Schnitt acht Videoanrufe pro Tag: Wer beruflich erreichbar sein muss, hat in jüngster Zeit ziemlich häufig Zoom und Co. gestartet. Das war zumindest Ergebnis einer Befragung, die im Januar 2021 von Bitkom Research durchgeführt wurde. Da wundert es nicht, dass ein Großteil inzwischen ziemlich genervt ist von den endlosen Videomeetings. Hätte man die letzten drei Stunden nicht in einer kurzen E-Mail zusammenfassen können? Die Homeoffice-Expertin Teresa Hertwig erklärt im Themendienst-Gespräch, was an Meetings wirklich sein muss - und wie man verhindern kann, dass sie ausufern.

Fest steht: Vermeiden kann man wohl weder E-Mails noch Videocalls ganz - insbesondere, wenn während der anhaltenden Pandemie viele zu Hause arbeiten. «Da ist einfach der große Punkt: Wir brauchen einen gefühlten Kommunikationsausgleich. Weil wir uns nicht sehen können, geht die Flut an Meetings und E-Mails hoch», sagt Hertwig.

«In diesem Meeting habe ich nichts zu suchen»

Häufig sei aber ein Problem, dass die Videomeetings nicht begrenzt sind, so die Unternehmensberaterin. Und das sowohl mit Blick auf die Zahl der Teilnehmenden als auch auf die Länge der Besprechung. Deswegen gilt es laut Hertwig, die Frage zu stellen: Muss wirklich jeder und jede dabei sein? «Da sollte auch die Führungskraft proaktiv Mitarbeitende dazu aufrufen, offen zu kommunizieren und gegebenenfalls zu sagen: «In diesem Meeting habe ich nichts zu suchen.»»

Die Zeit des Meetings zu begrenzen, sei dann ebenfalls gemeinsame Aufgabe von Führungskraft und Team. «Vor jeder Besprechung sollte man auch schon definieren, was das gewünschte Ergebnis ist», so die Unternehmensberaterin. Hilfreich sei hier eine klare Agenda: «An jeden Punkt der Tagesordnung kommt ein Zeit-Korridor», erklärt sie. «Und dann legt man zum Beispiel fest: Wir besprechen zu jedem Punkt 15 Minuten, danach wird aufgehört, und zwar unabhängig davon, ob wir fertig sind oder nicht.» So erziehe sich das Team im Endeffekt selbst. «Dafür braucht man aber einen Zeithüter. Und eine Moderation, der dafür sorgt das eher Introvertierte auch zu Wort kommen und die ausufernden Sprecher gebremst werden.» Der Zeithüter dürfe dann auch mal reingrätschen, und sollte gleich zu Beginn jedes Meetings ankündigen: Wer zu lange spricht, wird unterbrochen. «Dann lernt man im Kollektiv, schneller auf den Punkt zu kommen.»

E-Mails reichen für mobiles Arbeiten nicht aus

Hertwig ist der Ansicht, dass eine E-Mail auch keine bessere Idee ist als ein gut strukturiertes Meeting. «Alle sind übersättigt an E-Mails. Meine klare Empfehlung: E-Mails reichen als Kommunikationsmittel für mobiles Arbeiten nicht aus.» E-Mails seien besonders für interne Kommunikation ungeeignet, und sollten der Expertin zufolge nur für Schriftwechsel mit Ansprechpartnern außerhalb der eigenen Organisation eingesetzt werden. Alles andere kommt als Aufgabe in ein Projektmanagementtool oder wird in einem internen Kollaborationstool kommuniziert.

Erst damit ist eine Transparenz über die Kapazitäten und den Status aller Aufgaben, sowie eine Echtzeitkommunikation möglich. «Wir sollten nicht zugunsten weniger Meetings mehr E-Mails schreiben.» Wenn es wirklich etwas zu besprechen gibt, dann sei oft ein «knackiges Stand-up-Meeting» zielführend - also eine Besprechung, die möglichst kurz gehalten wird. Längere Besprechungen mit dem gesamten Team zum Beispiel sollten aber je nach Bedarf eher einmal pro Woche stattfinden.