Mit diesen 5 Tipps bewältigst Du die tägliche E-Mail-Flut

Ping, Sie haben Post! Ob eine E-Mail sofort geöffnet wird oder noch im Postfach liegen bleibt, hängt oft damit zusammen, von wem und wie häufig sie kommt. „E-Mails vom Chef und meinem Team öffne ich meist sofort, alle anderen sichte ich, sobald ich Zeit habe“, sagt die Projektleiterin Lara Schulz gegenüber t3n. „Ich habe feste Slots!“ Termine vereinbaren, Dokumente verschicken, mit Kollegen austauschen: Schulz bekommt in etwa 25 bis 30 E-Mails am Tag – und liegt damit im bundesdeutschen Durchschnitt. Eine Bitkom-Befragung zählte zuletzt: Im Schnitt erhalten die Deutschen 26 berufliche E-Mails pro Tag. Tendenz steigend.

Die durchschnittliche Zahl der täglichen E-Mails nimmt seit Jahren zu: Waren es 2014 noch 18, stieg der Wert 2018 bereits auf 21 E-Mails an. Insgesamt bekommt mit 14 Prozent jeder siebte Berufstätige bis zu zehn E-Mails täglich. Bei 22 Prozent sind es zwischen zehn und 20 E-Mails pro Tag. Mit 24 Prozent gibt jeder Vierte an, täglich zwischen 20 und 30 berufliche E-Mails zu erhalten. Bei weiteren 26 Prozent sind es sogar 30 E-Mails und mehr. Lediglich zwölf Prozent der Erwerbstätigen geben an, keine berufliche E-Mail-Adresse zu nutzen. Wer wie viele E-Mails erhält, hängt auch mit dem Alter zusammen, wie der Bitkom zeigt.

Die E-Mail an sich ist also seit Jahren nicht totzukriegen, so auch Lara Schulz. Sie nutzt parallel auch den Instant-Messenger Slack, die Videotelefonie-Software Zoom und – natürlich – das Telefon, um sich abzusprechen. Die E-Mail sei in ihrem Alltag vor allem der Kanal der Wahl, wenn Nachrichten auf den Punkt gebracht werden müssen. „Wichtige Entscheidungen oder Zusammenfassungen versende ich immer per E-Mail“, sagt die 34-Jährige. „Schnelle Absprachen gehören für mich in Slack, sofern sie auch später noch nachlesbar sein sollen.“ Zum Telefon greift Schulz hingegen, wenn sie unmittelbar wichtige Informationen benötigt.

Schulz macht es richtig: Die Wahl des Kommunikations-Tools ist entscheidend, wenn Informationen im Team effizient fließen sollen. Um die E-Mail-Flut kleinzuhalten, bieten sich konkrete Spielregeln an – etwa zu den Antwortzeiten, dem Inhalt sowie dem Adressatenkreis. Müssen E-Mails immer sofort beantwortet werden oder reicht ein Feedback binnen 24 Stunden? Sollten sie nur zusammenfassende Inhalte enthalten oder können auch kurze Absprachen darin passieren? Wie viele Kollegen gehören in den CC und müssen die in Kopie gesetzten Mitarbeitenden auf eine E-Mail antworten oder reicht die Kenntnis?

Vor allem seit der Corona-Pandemie sind diese Regeln unerlässlich. Das weiß auch Teresa Bauer. Sie ist Gründerin von Getremote und berät Unternehmen, wie Führung und Teamarbeit auch auf räumliche Distanz gelingen. Seitdem Berufstätige vermehrt im Homeoffice arbeiten, verlegt sich die Kommunikation noch stärker als zuvor auf digitale Kanäle. Anstatt Kolleginnen und Kollegen über den Schreibtisch hinweg anzusprechen, wird per E-Mail, Slack und Telefon kommuniziert. Im Rahmen des t3n-Guides „Leadership im Homeoffice“ plädiert die Passauerin deshalb dafür, einen Leitfaden für die Heimarbeit zu erarbeiten.

„Auch wenn es im ersten Moment aufwendig erscheint, ist es wichtig, über Homeoffice-Regeln zu sprechen“, sagt die Expertin. Dazu zählen sowohl Dos, als auch Don’ts. Letzteres hilft Fehlverhalten zu vermeiden. Ein Beispiel: E-Mails und Messenger-Apps helfen dabei, die interne Kommunikation des Unternehmens ins Netz zu überführen. Die ist üblicherweise nach Themen beziehungsweise nach Arbeitsbereichen, Teams oder bestimmten Aufgaben gegliedert. Um produktiv arbeiten zu können, sollte der Sinn und Zweck des Kanals respektiert werden. Das große Don’t also: „Störe Kolleginnen und Kollegen nicht mit Irrelevantem!“

Dem Credo folgt auch Lara Schulz. „Ich überlege mir vorher gut, wen das Thema überhaupt betrifft und vermeide grundsätzlich den ‚Antwort an alle‘-Befehl“, so die Projektleiterin. „Auch den Verteiler nutze ich nur für Ankündigungen.“ So trägt sie dazu bei, den E-Mail-Eingang der Kolleginnen und Kollegen sauber zu halten, und bekommt gleiches Fingerspitzengefühl von ihrem Team zurück. Dass sie so bei ihren 25 bis 30 E-Mails pro Tag bleibt, glaubt sie dennoch nicht. „Ich denke die Relevanz der E-Mail wird nicht sinken, sondern eher noch weiter zunehmen.“ Denn: sie sei seit Jahren vertraut, verlässlich und nachvollziehbar.

Tipp 1: Schreibe selbst weniger E-Mails! Vermeide es, unnötige Konversation in E-Mails zu betreiben und in ein E-Mail-Ping-Pong zu geraten. Was lässt sich in einer E-Mail klären, was im Teamchat und wo reicht ein fixer Anruf?

Tipp 2: Wähle die Adressaten gut aus! Wer gehört in Kopie und Blindkopie? Wann benutze ich den Verteiler ans gesamte Unternehmen oder ans eigene Team? Wenn geantwortet wird, muss an alle in CC geantwortet werden?

Tipp 3: Nutze Abwesenheitsnotizen! Wer in den Urlaub fährt, krank oder auf einer Dienstreise ist und die E-Mails nicht liest, sollte informierende Abwesenheitsnotizen einrichten. So werden lästige Nachfragen vermieden.

Tipp 4: Trenne private von beruflichen E-Mails! Ein Postfach für alles? Das ist der absolut falsche Weg. Wer auf Arbeit nicht von E-Mails des Vermieters oder im privaten Postfach vom Kunden lesen will, sollte beides trennen.

Tipp 5: Stelle Kommunikationsregeln im Team auf! E-Mail-Spielregeln helfen, im Arbeitsalltag den Informationsfluss effizient zu halten: Bis wann muss geantwortet werden? Wer gehört in Kopie und Blindkopie?