Ordnung schaffen mit der ABC-Methode: das Kondo-Prinzip für Deine täglichen Aufgaben

Hand aufs Herz: Hast Du manchmal so viel zu tun, dass Du morgens den Rechner aufklappst, Deine To-do-Liste erblickst und Dir hochmotiviert … erst mal einen Kaffee machst? Es gibt diese Tage, an denen wir angesichts eines schier unüberwindbaren Aufgabenbergs am liebsten die weiße Flagge hissen würden. Die gute Nachricht: Was fehlt, ist nicht die Qualifikation, sondern ein einfaches Ordnungsprinzip.  

First Investment: Aufgabenplanung

Um Deinen persönlichen Everest erfolgreich bezwingen zu können, nehme Dir unbedingt etwas Zeit für eine gründliche Vorbereitung. Widerstehe in jedem Fall der Versuchung, Dir aus Deiner To-dos die Rosinen herauszupicken. Auch die Logik, zuerst alle unangenehmen Aufgaben „hinter sich zu bringen“ ist nur wenig hilfreich. Beide Ansätze haben nämlich leidlich wenig mit Produktivität zu tun. Stelle Deine Überlegungen stattdessen immer die Frage voran: Wie kann ich in der mir zur Verfügung stehenden Zeit zufriedenstellende Ergebnisse erreichen?  

Priorisieren mit der ABC-Methode

Die Erfolgsformel lautet: Investiere Deine Zeit und Energie in die wirklich wichtigen Aufgaben. Bei der Frage nach einer sinnvollen Einteilung helfen die ABC-Kategorien:

• Kategorie A: Aufgaben dieser Kategorie sind besonders wichtig und dringend, an eine Deadline gebunden und haben Vorrang vor allen anderen Tätigkeiten.
• Kategorie B: Diese Aufgaben sind zwar auch wichtig und verfügen ebenfalls über eine Deadline, sie können aber terminiert und vielleicht sogar delegiert werden.
• Kategorie C: Aufgaben dieser Kategorie sind nur nachrangig wichtig, meist nicht dringend und sollten delegiert werden.

Ein ähnliches Schema kennen wir vom Pareto-Prinzip, das den General Electric Manager H. Ford Dickie schon in den 1950er Jahren zur Entwicklung der ABC-Methode inspirierte. Der auch als „80-zu-20-Regel“ bekannten Formel liegt die Annahme zugrunde, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwands erreicht werden können. Für die übrigen 20 Prozent des Outputs aber fallen 80 Prozent der Arbeit an. Dieses Ungleichprinzip führt uns schonungslos vor Augen, dass wir einen Großteil unserer Energie oft in Tätigkeiten investieren, die im Sinne einer produktiven Leistung buchstäbliche Zeitverschwendung sind.  

Das hast Du von einer gründlichen Planung

Die ABC-Analyse hilft Dir dabei, Deine Arbeit zu strukturieren, indem Du seelischen Ballast aus Deinem Konzentrationsfeld verbannst. Dabei lernst Du, unliebsame Zeitfresser zu vermeiden und Deine Produktivität langfristig zu steigern. Ganz zu schweigen vom Motivationsboost, den Dir die optimierte Aufgabenbewältigung beschert. Du kannst die ABC-Methode außerdem nutzen, um zu analysieren, wie viel Zeit Du für welche Art von Aufgabe benötigst. Aus den Erkenntnissen kannst Du anschließend adäquate Maßnahmen ableiten. Wenn Du Dir zum Beispiel häufig von eingehenden Nachrichten ablenken lässt, kannst Du diese und andere wiederkehrende Tätigkeiten zu festen Zeiten bearbeiten. Auf diese Weise gelingt es Dir einerseits, Dein tägliches Aufgabenchaos in den Griff zu bekommen, und andererseits, Deinen gesamten Arbeitsablauf langfristig zu verbessern. https://www.management-circle.de/blog/zeitmanagement-mit-der-abc-analyse/

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