10 Produktivitätstechniken, die einen Versuch wert sind

Inhalt:

1. 40-30-20-10-Regel
2. Action Method
3. ALPEN-Methode
4. Eisenhower-Matrix
5. Getting things done
6. Moskauer Methode
7. Pareto-Prinzip
8. Personal Kanban
9. Pomodoro-Technik
10. Timeboxing

1. 40-30-20-10-Regel 

Prioritäten sind unverzichtbar für eine hohe Produktivität. Nur so weißt Du, womit Du anfangen musst, um schnellstmöglich ans Ziel zu kommen – und um Deine Zeit nicht für Unwichtiges zu verschwenden. Deshalb hilft die 40-30-20-10-Regel beim Priorisieren, indem sie 40 Prozent Deiner Zeit für die wichtigsten Aufgaben blockiert. 30 Prozent Deiner Zeit nutzt Du für die Aufgaben der zweiten Priorität, 20 Prozent Deiner Zeit für jene mit Priorität drei und nur zehn Prozent Deiner wertvollen Arbeitszeit für die unwichtigsten „To-Dos“. Der Vorteil: Indem Du die Prioritäten immer wieder wechselst und nicht nur an den wichtigsten Aufgaben arbeitest, hast Du wohltuende Abwechslung und Dein Gehirn kann zwischendurch ein bisschen entspannen, ohne dass Du (zu) unproduktiv wirst.

2. Action Method 

Die Action Method weist Parallelen zur GTD-Methode auf, wird aber bevorzugt für kreative Tätigkeiten genutzt. Hierfür erhält jede Tätigkeit einen „aktiven“ Namen – sprich sie wird mit einem Verb beschrieben, das die erforderliche Tätigkeit beschreibt, um die jeweilige Aufgabe zu erledigen. Jede dieser Aufgaben behandelst Du daraufhin wie ein eigenständiges Projekt. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren, kannst Du mittlerweile auf spezielle Software zurückgreifen.

3. ALPEN-Methode 

Die ALPEN-Methode hilft Dir bei einer besseren Planung Deiner To-Do-Liste, um diese anschließend auch produktiver abzuarbeiten. Hierfür gehst Du in folgenden Schritten vor: Aufgaben notieren, Länge einschätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen (die Prioritäten betreffend) und zuletzt eine Nachkontrolle durchführen. So kannst Du sicher sein, stets qualitativ hochwertig zu arbeiten, ohne unter Zeitdruck zu geraten.

4. Eisenhower-Matrix 

Die Eisenhower-Matrix, auch Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Methode genannt, ordnet die Aufgaben in verschiedene Kategorien ein, abhängig davon, wie wichtig und dringend sie jeweils sind. Dadurch erledigst Du automatisch die wichtigsten „To-Dos“ zuerst und gerätst niemals unter Zeitdruck.

→ Erhöhe Deine Effizienz: So meisterst Du die Eisenhower-Matrix

5. Getting things done

Die Getting-things-done-Methode (kurz GTD) ist ebenso simpel wie effektiv. Sie hilft Dir dabei, die Aufgaben richtig zu organisieren, indem sie fünf Regeln vorgibt: Capture, Clarify, Organize, Reflect und Engage. Sie geben vor, wie Du die Aufgaben mit dem Terminkalender in Einklang bringen und die Prioritäten richtig setzen kannst. Auf den ersten Blick wirkt die Methode kompliziert, doch mit der Zeit kann sie Deine Produktivität merklich steigern.

6. Moskauer Methode

Prioritäten spielen für die Produktivität eine wichtige Rolle. Genau dabei hilft die sogenannte Moskauer Methode: Sie unterteilt jede Aufgabe in eine der vier Kategorien Must-have (M), Should-have (S), Could-have (C) und Won’t-have (W). Dadurch weißt Du sofort, mit welchen Aufgaben Du beginnen solltest und kannst Projekte schneller abschließen, indem Du unwichtige „To-Dos“ kurzerhand ausblendest.

7. Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip erfreut sich seit einigen Jahren steigender Beliebtheit. Es hilft nämlich dabei, mehr Arbeit in weniger Zeit zu erledigen, ohne dass darunter die Qualität leidet. Es wird auch als 80/20-Regel bezeichnet und basiert auf der Annahme, dass Du in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent der Arbeit erledigst. Diese 80 Prozent sind in vielen Fällen ausreichend, sprich das Pareto-Prinzip hilft auch dabei, überflüssigen Perfektionismus zu vermeiden. Denn für die letzten, sozusagen die „perfekten“ 20 Prozent würdest Du 80 Prozent der Zeit aufwenden – und diese kannst Du in vielen Fällen einsparen.

8. Personal Kanban 

Die Personal Kanban Methode stammt aus Japan und wird mittlerweile in vielen Unternehmen weltweit eingesetzt. Sie dient der Visualisierung der eigenen Arbeit, um darauf basierend bessere Prioritäten zu setzen und produktiver zu arbeiten. Die beiden wichtigsten Regeln lauten hierbei: Visualisiere Deine Arbeit und limitiere Deine „To-Do-Liste“. Vor allem das Multitasking wird auf ein Minimum reduziert, wofür Du analoge oder digitale Notizzettel verwenden kannst. Hierbei erhält jede Aufgabe einen eigenen Zettel, der von links nach rechts durch drei Spalten wandert: Erst, wenn eine Aufgabe am Ende angekommen und erledigt ist, beginnst Du mit der nächsten.

9. Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik gehört zu den bekanntesten und beliebtesten Produktivitätstechniken in dieser Liste. Hierbei wird die Zeit gestoppt, sprich für 25 Minuten arbeitest Du produktiv an einer Aufgabe und daraufhin legst Du eine fünfminütige Pause ein. Diese Methode unterstützt Dich dabei, Ablenkungen zu vermeiden und zwar produktiv, aber auch nachhaltig zu arbeiten – sprich ohne zu hohes Stresslevel.

→ Wie Du die PomodoroTechnik effektiv nutzt, um Deine Arbeit zu strukturieren

10. Timeboxing

Beim Timeboxing setzt Du Dir fixe Zeiträume, in denen Du an der jeweiligen Aufgabe arbeitest. Sie erhält sozusagen eine „Zeitbox“, in der Du alle anderen Nebentätigkeiten sowie Ablenkungen meidest. Die Theorie lautet, dass Du eine Aufgabe automatisch immer in der vorgegebenen Zeit schaffst – egal, wie kurz oder lang diese Zeitspanne ist. Je kürzer also die „Zeitbox“ ist, desto produktiver arbeitest Du. Natürlich muss sie dennoch realistisch gewählt werden, was zu Beginn ein bisschen Übung erfordert, auf lange Sicht aber überraschend gut funktioniert. 

Schlussendlich ist jede dieser Strategien im Einzelfall mehr oder weniger erfolgreich – abhängig von verschiedenen Faktoren wie der Art Deiner Arbeit oder Deinen persönlichen Vorlieben. Probiere daher einfach aus, was für Dich den größten Nutzen bringt, dann wirst Du schon bald positive Effekte auf Deine Produktivität sowie Work-Life-Balance erkennen; garantiert!