Störungen am Arbeitsplatz beseitigen – so klappt es

Mann und Frau arbeiten hybrid im Office Cube © Luis Alvarez / Getty Images

© Luis Alvarez / Getty Images

Viele Aufgaben werden erledigt, aber keine wichtigen? Alles wird gleichzeitig gemacht, aber nichts davon gut? An diesen drei Gründen könnte es liegen.

An Störungen auf der Arbeit muss man sich wohl oder übel gewöhnen, komplett hinnehmen muss man sie allerdings nicht. Bestsellerautor Michael Hyatt stellt in seinem Buch „Free to Focus: A Total Productivity System to Achieve More by Doing Less” Tipps für konzentrierteres Arbeiten. Wer vor allem die drei größten Fehler vermeidet, hat nach Feierabend wirklich etwas und vor allem das richtige geschafft zu haben.

1. Unterbrechungen zulassen

Wer kennt es nicht: Kaum ist der Arbeits-Laptop an, trudeln auch schon die ersten Nachrichten und E-Mails ein. Manche, die eigentlich gar keiner Antwort bedürften, trotzdem fühlt man sich verpflichtet den Kollegen eine kurze Antwort zu geben. Fünf „kurze“ Antworten summieren sich dann schonmal gerne zu einer Viertelstunde, die nachher woanders fehlt. Noch ablenkender sind Kollegen, die auf ein Gespräch direkt im Büro vorbeikommen.

Der Begriff „Push-Nachricht“, also eine Nachrichte, die auf dem Handy-Bildschirm auftaucht, kommt nicht von ungefähr. Die Nachricht drängt („pusht“) sich in den Vordergrund, ohne das Zutun der Empfänger. Selbst Nachrichten, die mit dem Arbeitsalltag zu tun haben, können ablenkend wirken und dazu führen, dass man aus seinem Arbeitsfluss gerissen wird.

Helfen kann hierbei schon eine einfache Frage: Wie wichtig ist die Angelegenheit wirklich? Oft wird man feststellen, dass es auch reicht, wenn es nach der aktuellen Aufgabe oder in der Mittagspause gemacht wird.

Junge Frau sitzt mit geschlossenen Augen in der Sonne © Westend61 / Getty Images
Stress, Krisen oder sogar Schicksalsschläge gehören leider für alle Menschen zum Leben. Jeder geht aber anders mit solchen schwierigen Situationen um. Die Resilienz ist dabei ein wichtiges Stichwort, das Dich beruflich sowie privat erfolgreicher macht.  

Hyatt gibt in seinem Buch noch weitere Tipps:

Nicht zu viele Kanäle gleichzeitig bespielen: Müssen Kollegen Dich über vier oder fünf Kanäle erreichen können oder reicht auch beispielsweise nur das E-Mail Postfach? Auch feste Zeiten, zu denen Du solche Nachrichten beantwortest, können hilfreich sein.

Verzögerung: Wenn es nicht sofort wichtig ist, muss es auch nicht sofort beantwortet werden. Gerade wenn jeder Kollege am eigenen Projekt arbeitet, ist eine Antwort innerhalb von wenigen Minuten nicht nötig.

Benachrichtigungen abschalten: Wenn Du die Nachrichten nicht bekommst, kannst Du sie auch nicht beantworten. Push-Nachrichten auszuschalten kann ein sehr guter Weg sein, um weniger unterbrochen zu werden. Mittlerweile lässt sich alles sehr differenziert einstellen, sodass Du genau festlegen kannst, welche Nachrichten Dich erreichen und wie diese Nachrichten Dich erreichen. Eine zweite Telefonnummer: Arbeit und Privates trennen – das ist schon lange kein neues Konzept mehr. Laut Hyatt reicht es, die Mailbox der alten Nummer hin und wieder abzuhören. Teilweise kannst Du Dir diese Nachrichten auch per E-Mail senden lassen, das integriert sie besser in den Arbeitsablauf. Der Experte empfiehlt, die Sofort-Kommunikation so weit zu beschränken, wie möglich.

2. Eigene Ablenkung

Drei Dinge gleichzeitig machen, das viel gelobte Multitasking, klingt immer effektiv und produktiv, ist es aber meistens gar nicht, sagt Hyatt. Seit Social Media ist das nur noch schlimmer geworden. Das „schnelle“ Scrollen durch Instagram oder das Anschauen der Trends auf Twitter. Schneller als man glaubt, wird man eingesogen und verweilt länger als geplant in der App. Auch die Fehleranfälligkeit steigt beim Multitasking erheblich.

Auch hier hat der Experte Tipps:

„Nur mal kurz“ ist nie gut: Das Handy checken, den Gruppenchat mit den Kollegen oder der Familie lesen und dann schnell zur Arbeit zurück? Besser erst das Eine fertigmachen und nach getaner Arbeit eine kurze Erholungs- und Belohnungspause einlegen.

Soziale Medien einschränken: Im Internet surfen gehört bei vielen Berufen zur Berufsbeschreibung, da ist der Sprung zu den Sozialen Medien nicht weit. Hier helfen gewisse Apps, die die Zeit auf verschiedenen Internetseiten oder in verschiedenen Apps aktiv beschränken und es unmöglich machen, diese zu benutzen. Und was man nicht benutzen kann, lenkt auch nicht ab.

 © Luis Alvarez / Getty Images
Zunehmende Ablenkungen erschweren unseren Arbeitsalltag. Sie lauern im Büro und im Homeoffice. Worauf es ankommt, wenn man einen langen Fokus behalten möchte und wie der richtige Umgang mit Störungen aussieht.  

3. Chaos und Unruhe

Vor allem im Büro herrscht oft Unruhe und nicht jeder Schreibtisch ist immer perfekt aufgeräumt. Im Homeoffice sind es die Kinder oder der Partner, die sich ebenfalls in der Wohnung oder im Haus befinden, die für Unruhe sorgen.

Für die Lösung dieses Problems sind die Expertentipps ganz simpel:

Aufräumen: Klingt banal, hilft aber. Je weniger in Reichweite liegt, desto weniger kann ablenken. Auch das Handy einfach mal in einen anderen Raum oder in die Handtasche zu verbannen, kann wahre Wunder wirken.

Den Ort wechseln: Wenn das Großraumbüro mal wieder voll und laut ist oder die Küche in der WG überbevölkert, kann ein simpler Ortswechsel helfen. Im Sommer kann Sie das an die frische Luft führen, bei kälteren Temperaturen wird ein leerer Konferenzraum zum Rückzugsort.

24.05.2022