"Inbox-Zero": Dieser E-Mail-Hack sorgt für ein leeres Postfach

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Ein überfüllter und unorganisierter Posteingang kann die Produktivität stark beeinträchtigen. Wie ein aufgeräumtes Postfach gelingen kann, zeigt die „Inbox Zero“-Methode. Alles, was man dafür braucht, sind fünf Ordner – und etwas Disziplin.

Die E-Mail-Flut ist kaum zu stoppen. Täglich werden wir mit unzähligen Nachrichten bombardiert. Zeit, diese aktiv abzuarbeiten und unser Postfach zu organisieren, haben wir dagegen nur selten.

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Bei „Inbox-Zero“ geht es allerdings um weitaus mehr, als nur ein aufgeräumtes Postfach. Organisation und ein perfekter Überblick über bevorstehende Aufgaben helfen dabei, nicht nur produktiver zu werden, sondern sind auch der Schlüssel zum Seelenfrieden am Arbeitsplatz.

So funktioniert Inbox Zero

Eines ist vorweg klar: Wer sich dieser Methode bedienen will, wird nicht umhinkommen, eine große Anzahl von E-Mails bearbeiten, sortieren, kategorisieren oder löschen zu müssen. Der erste Schritt beinhaltet das Anlegen von fünf Ordnern im Postfach:

  1. Antworten: Für alle E-Mails, die binnen fünf Minuten beantwortet werden können.
  2. Aktion: Für alle E-Mails, die eine etwas längere Zeit zum Beantworten brauchen.
  3. Halten: Für E-Mails mit Informationen, die schnell griffbereit sein sollten.
  4. Warten: Für E-Mails, bei denen auf eine Antwort gewartet wird oder deren Bearbeitung bereits delegiert wurde.
  5. Archiv: Für E-Mails, die Sie bearbeitet haben, aber aufbewahren möchten.

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Beim Start ist es völlig normal, dass sich bereits ungelesene oder unbeantwortete Mails im Posteingang befinden. Wichtig ist: Sofort damit zu beginnen, neue Mails abzuarbeiten und zu kategorisieren – und sich Zeitslots für die bisherigen Mails einzuteilen, um diese in die neue Ordnerstruktur einzupflegen.

Ist das Postfach aufgeräumt, sollte man sich feste Zeitfenster am Tag setzen, um sich ausschließlich um eingehende Mails zu kümmern. Somit liegt der Fokus völlig auf den Nachrichten und deren Inhalten.

Die Vorteile liegen dabei auf der Hand: Durch feste Postfach-Zeiten wird die tägliche Arbeit nicht unterbrochen, weniger Multi-Tasking, weniger Stress, dafür aber mehr Produktivität.

05.08.2021